«Правило трёх»: как ставить задачи, чтобы сделать свой день максимально продуктивным. Подытожим что значит продуктивный день? Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цел

Перевод текста журналиста Джереми Андерберга о простом способе успевать гораздо больше и перестать переживать о не сделанном.

К концу 2016 года я добился большого скачка в производительности работы. К этому меня подтолкнул, во-первых, тщательный анализ того, на что я трачу своё время и где оно уходит впустую. И, во-вторых, я открыл для себя простое «правило трёх», которое позволяет осознанно работать в течение дня, а не просто случайно реагировать на события.

Эту концепцию, обсуждаемую в различных блогах и книгах, автор Крис Бейли определяет таким образом: «В начале каждого дня, прежде чем приступить к работе, определите три задачи, которые вы хотите выполнить к концу дня. Делайте то же самое в начале каждой недели».

Это простая концепция, но она полностью меняет правила игры. Её, на самом деле, довольно легко применять. Далее я объясню вам, почему настолько важно следовать ей, а также дам несколько советов по практическому использованию «правила трёх».

А сначала давайте кратко обсудим, что мы понимаем под производительностью.

Быстрая переоценка производительности

Люди часто думают о производительности как о сумме дел, которые были сделаны, то есть об исчисляемом количестве задач. Чем больше галочек поставлено в списке текущих дел, тем более продуктивным был день.

Это, должен сказать, ужасный способ определить производительность.

Такой подход предполагает, что у каждого пункта в вашем списке одинаковая важность, но ведь это не так.

Если в вашем списке текущих дел 15 пунктов, но есть один, который действительно важно выполнить сегодня, что хорошего в том, если 14 из них будут выполнены, а один, по-настоящему важный, пункт останется?

Лучший способ определить свою производительность - это задавать себе простой вопрос в конце каждого дня: «Удалось ли мне сделать запланированное?». Или, как формулирует Бейли, «быть производительным - это не значит выполнять больше задач, это значит выполнять правильные задачи».

В списке дел всегда есть много хороших вещей, напротив которых легко поставить галочку, но улучшение производительности требует заняться в первую очередь наиболее важными делами. Теми, которые имеют наибольшую отдачу и приближают вас к цели.

Чтобы вычислить их, нужно определить, каковы должны быть результаты работы, чтобы вы могли считать день (неделю, месяц или год) успешным и продуктивным. Также вы должны определить, какая из задач принесёт наибольшую пользу компании или бизнесу.

В моем случае, например, наивысшую ценность в моей работе над сайтом Art of Manliness и радиопередачей имеет подготовка статей к публикации, приглашение гостей и создание шоу, а также написание статей. В результате мы получаем качественные статьи, готовые к публикации, замечательных гостей в программах и высококлассные шоу.

Если моя основная, самая важная задача на сегодня состоит в том, чтобы закончить писать статью, но меня отвлекли менее значительные вещи в моем списке задач, потому что их было проще исполнить и пометить галочкой, то я не смогу утвердительно ответить на вопрос «Сделал ли я всё, что намеревался?».

Напомню: производительность заключается не в сумме задач, которые вы выполнили, а в том, выполнили ли вы нужные и важные дела, которые более приоритетны для вашего бизнеса.

Вместо того, чтобы писать список из десяти, двадцати или даже больше пунктов, или, того хуже, начинать рабочий день вслепую, без всяких ориентиров, выделите три самых важных дела, которые непременно должны быть сделаны, и сфокусируйтесь на их выполнении.

Преимущества «правила трёх»

Вы работаете сознательно, а не спонтанно реагируете на происходящее. Множество людей работает, опираясь на события, происходящие в течение дня: нужно ответить на телефонный звонок, на электронные письма, а потом босс напоминает о чём-то, что они забыли сделать. Когда вы используете «правило трёх», вы планируете свой день на основе ваших главных обязанностей и того, что принесёт пользу вашему бизнесу.

Вы не выключаетесь из работы, когда приходится отвлекаться. Если вы похожи на меня, то у вас бывают моменты, когда вы вдруг понимаете, что отвлеклись на 30 минут и даже не можете вспомнить, над чем работали до этого. Когда у вас есть три записанных первоочередных задачи, вы всегда можете обратиться к этим записям и точно знать, что было сделано и что нужно сделать в оставшееся время.

Это достаточно просто, когда действительно начинаешь следовать этому правилу. Одна из распространённых проблем различных систем производительности - они чрезмерно сложные. Я не могу думать о подходе Дэвида Аллена без чувства перенапряжения. «Правило трёх» достаточно простое, чтобы применять его каждый день (и каждую неделю). Всё, что вам нужно сделать, это научиться расставлять приоритеты и выделять три самых важных дела (способность, которая придет со временем и опытом).

Неважные задачи отпадают. Им не место в вашем списке дел. Вместо того, чтобы переносить одни и те же задачи изо дня в день и из недели в неделю, поймите: если они не соответствуют «правилу трёх», возможно, их и не стоит делать совсем. А может, кто-то другой сделает их лучше. Не позволяйте неважным вещам подпортить вашу производительность.

Вы не перегружаете ваших руководителей. Вместо того, чтобы посылать начальнику раздутый список дел, почему бы не отправить три самых важных задачи? Больше шансов, что на это обратят внимание, когда вы покажете, что делаете и сообщите о положительных результатах. Никого не заботят мелкие дела, которые вы собираетесь сделать, но руководство будет впечатлено, когда вы каждый день сможете представлять три задачи, которые действительно приносят большую пользу компании.

То же самое касается и командной работы. Если вы отвечаете за команду выпуска продукта, вам ни к чему давать им сто маленьких поручений в день. Поставьте им три задачи, пусть маленькие, которые должны быть сделаны за день, и намного более вероятно, что вы получите последовательные и положительные результаты, и ваша команда не будет чувствовать себя перегруженной.

Как использовать «правило трёх» наилучшим образом

Как отмечено выше, «правило трёх» довольно изящно в применении, но есть несколько подсказок, чтобы получить от него максимум пользы.

Используйте «правило трёх» не только в течение дня, но также и применительно к неделе, месяцу и году. Обрисуйте в общих чертах три самых важных результата для каждого временного отрезка, затем составляйте планы на неделю и день на основе более мелких действий, которые должны привести к намеченному результату. Это может быть сложнее из-за большего объёма (по моему опыту, легче думать о вещах, которые должны быть сделаны сегодня), но представьте себя в пятницу днём или в конце месяца и спросите, что больше всего расстроило бы вас, если бы не было сделано.

Используйте блокнот. Конечно, вы можете использовать любое цифровое приложение. Создайте заметку в iPhone, запишите в Evernote и так далее. Но из всего прочитанного и моего собственного опыта использования «правила трёх» я сделал вывод, что бумага - лучше всего. Запись плана вручную на лист бумаги делает его более запоминающимся - главное отпечатывается в мозгу. Вы можете держать его на столе рядом с компьютером так, чтобы он всегда был на виду; иначе он потеряется в куче интернет-вкладок браузера или в недрах сотового телефона.

Планируйте день заранее. Вы можете составить план, пока идёте на работу утром, но лично я чувствую себя менее напряженным и включаюсь в работу намного лучше, когда уже знаю, что я собираюсь сделать. Вместо того, чтобы потратить 20-30 минут свежей энергии на планирование, почему бы не взяться сразу за дело? Для этого я взял за правило уделять последние 15-20 минут рабочего дня на составление нового плана.

Размышляйте. В конце дня подумайте над тем, как вы поработали. Были ли ваши цели реалистичны? Были ли вы слишком амбициозны или не достаточно амбициозны? Со временем вы научитесь понимать, что сможете, а что не сможете сделать в течение данного периода времени (контроль за эффективным использованием времени ускорит этот процесс обучения).

Будьте гибкими. Если вы сделали три намеченных дела, не останавливайтесь на этом, не говорите: «Что ж, я всё сделал, можно расслабиться!». Джей Ди Мейер говорит в своей книге «Быстрый способ достижения результатов»: «Сначала выполните три пункта, которые наметили, а затем замахнитесь на большее». А если вы не выполнили три задачи, простите себя. Возможно, вы переоценили себя. Возможно, это был плохой день. Они у всех бывают. Прелесть «правила трёх» состоит в том, что вы начинаете заново каждое утро, даже если один из пунктов приходится перенести.

Реагируйте при необходимости. Неважно, насколько мы распланировали свой день, иногда что-то сваливается, как снег на голову. В этом случае быстро переоцените свои планы. Мейер говорит: «Делайте это, отложите, поставьте в свой график или делегируйте». Чтобы понять, какая задача более важная, и нужно ли выполнить её прямо сейчас или можно отложить в долгий ящик, вы можете спросить себя: «Какая из задач принесёт больше пользы моей работе и компании?».

Придумайте ваше собственное «правило трёх». Когда вы овладеете «правилом трёх» в работе, создайте другое правило, применительно к вашим личным, домашним или семейным целям. Приручите рабочую жизнь, приручите домашнюю жизнь, управляйте миром вокруг.

Когда я не использую «правило трёх», моя производительность страдает, и, как ни удивительно, мотивация - также. Я обнаружил, что способность выделить три важнейшие задачи на день, даже если это микрозадачи (отправка электронного письма) в рамках большого проекта, помогает ощущать удовлетворение от проведённого дня.

Вместо того, чтобы проводить дни, плывя по течению, предпримите шаги, чтобы сознательно планировать его самим, осуществляя «правило трёх».

Что значит «продуктивный день»? Какой он? Чем отличается от обычных дней? Как продуктивно провести день — что для этого нужно делать?

Представьте себя как эффективного, идеального и результативного! Какие действия помогли вам достичь желаемых показателей?

Сейчас угадаю!

1. Продуктивное использование рабочего дня
2. Эффективное планирование времени
3. выработанные привычки
4. И самое главное — практическая реализация нужных действий, помогающих достичь поставленные цели!

Каждое утро начинается с чистого листа. Необходимо взять жизнь под полный контроль и вести «туда, куда нам нужно, а не туда, куда дует ветер».

Как же сделать день продуктивным? Как задать четкие критерии и выжать максимум из каждого дня?

Советы и методики планирования времени и продуктивного дня

Найдите куда уходит ваше время

Для этого можно использовать

Инвестировали или потратили вхолостую? Найдите, где ваша временная дыра!

Высыпайтесь!

Сон — это основной источник энергии. Только во сне человек восстанавливает свои силы!

Важно постоянство. В одно и то же время ложится и просыпаться.

Разбейте свой сон на циклы по 90 минут. Это циклы, когда человек максимально высыпается.

Длительность сна и его циклы — как гарантированно высыпаться

Выработайте привычку просыпаться рано. Посвящайте утреннее время себе и своим целям. У Робина Шарма в его «Клубе 5 утра» это называется Час Силы !

Эффективное использование времени в формате продуктивного рабочего дня

Поставьте четкие цели

Составьте список критериев (задач), по которому сможете определить был ли день продуктивным. Это будет маяком для действий.

В MLO это можно решать с помощью функции «Избранное». Не зависимо от количества задач — дополнительно помечаем ключевые задачи дня. По ним определяем качество дня.

Критерии моего продуктивного дня. Реализация с помощью функции «Избранное» в MyLifeOrganized

• 1 самая важная задача
• 3 второстепенных
• 5 рутинных

Второй вариант — используя контекст, объединять однотипные задачи

• список звонков
• действия за компьютером
• что сделать, когда я буду в магазине
• в офисе
• и так далее

Я этот подход реализую с помощью панели вкладок MyLifeOrganized.

Мой рабочий профайл, где я разделяю задачи по направлениям

Войдите в состояние потока

Поток, потоковое состояние (англ. flow, лат. influunt), - психическое состояние, в котором человек полностью включён в то, чем он занимается, что характеризуется деятельным сосредоточением, полным вовлечением в процесс деятельности.

Перед выполнением каждой задачи спрашивайте себя «Чем это поможет достичь целей в будущем?»

Из личного опыта:

Подходящая музыка — прекрасный способ войти в состояние потока и быть продуктивным.

Для каждого вида деятельности музыка должна быть своя. Для меня

Под Vocal Trance FM статьи пишутся в состоянии потока

Планы иногда рушатся — не нужно винить себя

Даже если вы специалист управления временем, MyLifeOrganized и достигнете уровня черного пояса Getting Things Done , вы не сможете учесть все непредвиденные условия и обстоятельства. Чаще всего это будет зависеть от других людей. Хотим мы того или нет, нам приходится контактировать с людьми

• кто-то хронически опаздывает на встречи (я знаю таких людей)
• некоторые забывают или не выполняют свои обязательства

Если условия складываются не по вашему плану, всегда можно использовать «временное окно» чтобы

• провести обзор или расчистить входящие своего планировщика задач
• совершить необходимые звонки
• почитать заранее подготовленную книгу или сохраненные статьи в Pocket
• послушать записанные подкасты

Для таких случаев, я могу за считанные секунды в MLO создать список задач с учетом

• времени, которое мне придется ждать
• моего настроения и эмоционального состояния
• условий и обстоятельств, в которых я нахожусь

Фокус на целях недели

Ежедневно следите за продвижением своих целей недели. Именно достижение целей недели меняет жизнь.

Мои цели недели из рабочего профайла MyLifeOrganized

Совет!

Каждый день просматривайте цели недели и принимайте решение что вы сделаете сегодня или завтра для их достижения.

Так вы сможете

• повысить вероятность выполнения всего запланированного
• увидеть свои слабые стороны и не допустить их проявления в будущем

Подводите итоги — оценивайте свои результаты

Запомнилась фраза, услышанная от Армена Петросяна на вебинаре стодневки :

Планировать и не подводить итоги — это то же самое, что садить в землю ростки, но не собирать урожай!

Каждый вечер оценивайте свои текущие результаты дня

• что было продуктивным?
• что получилось, а что нет?
• как не допустить этого в будущем?
• от чего получил чувство радости?

Если какие-то задачи не дают вам быть эффективным, поступите с ними следующим образом

1. Поручите их кому-нибудь
2. Удалите из своего списка задач и забудьте
3. Постарайтесь по максимуму автоматизировать, чтобы задачи выполнялись без вашего участия

Для рутинных дел можно выделить определенный день

Я называю такой процесс короткой аббревиатурой — ПХД. Парково-хозяйственный день. По привычке. И сразу все понятно! Этот день я полностью посвящаю рутинным делам. Это может быть как уборка в квартире, так и покупка продуктов, что-то еще.

Категоричное «нет» всему, что не дает желаемого результата

Если есть возможность не ходить на собрания (совещания), у которых нет конкретного результата — не ходите. Ведь там не будут обсуждаться важные для вас задачи.

У вас есть свои цели, приоритеты и желания. Это станет основой понимания как продуктивно провести день.

Занимайтесь тем, что для вас важно, интересно, полезно!

Не проверяйте электронную почту, пока не закончите с утренним ритуалом

Ежедневный утренний ритуал задает направление всего дня

Сколько раз за день нужно проверять электронную почту? Как правильно обрабатывать входящие письма? Как упростить процесс работы с почтой?

Большинству достаточно проверять почту два-три раза в день. Если, конечно, проверка почты каждые 10-15 минут не входят в ваши функциональные обязанности.

При этом, оповещения должны быть отключены. Вы, а не программа, принимаете решение, когда вам удобно просмотреть входящие письма.

Награждайте себя при любой возможности

Жизнь не расписание поездов. Не нужно ее расписывать до последней минуты.

Умейте награждать себя, дарить подарки. Давайте себе возможность отдохнуть после насыщенного дня или недели.

Умейте поощрять себя не хуже, чем северокорейские генералы

Вечерний ритуал — эффективное завершение дня

Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем. Запишите эти мысли в свой дневник успеха.

Дневник успеха — это не волшебное упражнение. Это возможность воспроизводить пережитые ранее положительные эмоции.

Как аудиозапись, которая есть у нас в папке на компьютере или телефоне. Наверняка у каждого есть такая мелодия, которая ставиться при плохом настроении.

Подытожим что значит продуктивный день?

Все, что я описал — это привычки. Не получится так, что прочитал и начал так делать. На выработку этих привычек может уйти от нескольких месяцев до нескольких лет. Но результаты того стоят.

А зачем нужно проживать каждый день продуктивно?

Потому, что время уходит безвозвратно. Нельзя будет прожить жизнь заново (как в играх — начать игру сначала, зная где и как тебе нужно поступить). Жизнь, как кладка из кирпичей, состоит из прожитых дней. Каждый день может повлиять на дальнейший ход событий.

Примените понравившиеся вам техники на практике. Вы увидите, что можно достичь большего.

Вам может быть полезен мой индивидуальный тренинг управления временем с MyLifeOrganized, если

1. чувствуете, что дни проходят вяло, однообразно, в рутине, и вы самостоятельно ничего не можете с этим поделать. Как изменить ситуацию? Почему вы не сделали этого ранее?
2. в жизни ничего не меняется, а время летит. Что вы хотите достичь? Каких целей? Какие желания остались нереализованными? Готовы ли вы смириться с тем, что эти желания и мечты так и останутся нереализованными?
3. есть багаж знаний, но они не применяются на практике. Как их применить? Как очистить себя от лишней информации?

Напишите мне что вы хотите изменить в своей жизни, каких целей достичь, и я смогу вам показать, что это все реально!

Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.

Как освободить свое время

Определите, сколько времени тратите сейчас

Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).

Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.

Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше

Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов

У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.

Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.

Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:

Ложиться спать в одно и то же время

Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)

В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.

Используйте с пользой «мертвое время»

Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.

Как эффективно использовать время

Установите цели

Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.

Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.

Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.

Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат

Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

Задайте себе вопрос:

Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?

Затем задайте себе второй вопрос:

Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?

Наконец, спросите себя про третью задачу.

Придумайте утренний ритуал

Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.

Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:

Пейте воду

Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.

Сделайте что-то хорошее

Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.

Занимайтесь спортом

Лучше всего начать день с зарядки.

Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи

Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.

Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.

Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»

Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.

Разбивайте работу на периоды

Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.

Войдите в поток

Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.

Дневной сон – это важно

Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.

Помните про временной буфер

Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.

Не переживайте, если что-то идет не по плану

Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.

Следите за тем, на что тратите время

Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.

Оцените свои результаты

Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.

Выделите один день на рутинные дела

Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.

Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата

На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.

Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом

Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.

Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями

Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.

Награждайте себя

Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.

Выработайте ночной ритуал

У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.

Технологический детокс

За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.

Вывод

На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.

Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.

Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.

Весь день крутишься, создавая вокруг себя видимость огромной занятости и суеты, а по факту, ни одно дело не сдвинулось с мертвой точки. Знакомая история? Неумение грамотно распланировать свой день — источник зла многих бытовых проблем.

1. Строгий утренний распорядок

Многие успешные люди и бизнесмены имеют примерно одинаковый распорядок утренних часов, который включает в себя ранний подъем, здоровый завтрак, небольшую тренировку и быстрый просмотр электронной почты, для определения наиболее важных и приоритетных задач на текущий день. Учись у сильных мира сего. Разогрей свои мозги с утра и составь небольшой план из того списка дел, которые ты должен выполнить. А можешь не оглядываться ни на кого и создать собственные привычки твоего личного «доброго утра»: контрастный душ, громкая музыка, обязательная прогулка с псом, да что угодно! Производительный настрой — половина успеха.

2. Расстановка приоритетов

Иногда ты не способен выжать по максимуму из 24-х часов, потому что просто не знаешь с чего начать. Наиболее простым решением является составление плана на неделю, основанного на важности и срочности каждого дела, с точным указанием дедлайна. Только конкретные задачи и конкретные сроки.
Каждую задачу можешь поместить под одну из категорий, причем, рекомендуется браться за те дела, которые находятся под первым пунктом.

• вещи, которые ты не хочешь делать, но должен сделать;
• вещи, которые ты хочешь делать и должен сделать;
• вещи, которые ты хочешь делать, но фактически делать не должен.

3. Сосредоточься на одной вещи за раз

Жестокий убийца твоей производительности — рассеянность.
Одна из самых больших убийц производительности является отвлечение. Внешний шум или посторонние мысли, которые уводят тебя в сторону от главных насущных проблем, главные враги любого продуктивного дня. Вот почему так важно знать, где и и в каких условиях ты работаешь лучше.

Тебе нужно немного фонового шума, чтобы держать мысли в узде? Попробуй поработать в кофейне в утренний час, включи дома телевизор, но работай в соседней комнате, если есть такая возможность. Мешает тиканье часов или разговоры в соседнем кабинете, используй наушники. Или угрозы физической расправы.

Например, есть различные онлайн сервисы, в которых можно создать и отслеживать свой список дел и степень их выполнения. Даже если ты отвлекся и забыл кто ты такой и кто все эти люди вокруг, это приложение с радостью напомнит тебе о том, с чего ты начал и чем должен закончить.

4. Делай перерывы

Когда ты напряженно работаешь над одним и тем же вопросом, умственная усталость дает о себе знать и работоспособность падает.
Есть отличный метод управления временем, который разработал Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Метод «Помидора» — это разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.
Каждый «помидор» состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. После каждых 4 «помидоров» подряд, отдыхай по 20 минут.
«Помидоры» нельзя делить!

Никаких прерываний в течении 25 минут, иначе начинай все заново. Задачу длиннее 5 «помидоров» разбивай на несколько подзадач, а если дело не стоит и одного «помидора», сгруппируй его с другими делами.

5. Эффективное управление временем

Нет такого понятия, как свободное время. Есть только время неструктурированное. Используй приложение RescueTime, которое поможет вычислить, когда ты занят работой, а когда бездельничаешь попусту. С помощью этих данных, ты сможешь выгодно распланировать свой ​​день и направить себя в нужное русло. Программа состоит из двух частей, та которая отслеживает твою деятельность за компьютером, и сервера, который эту информацию собирает, анализирует и выдает тебе в виде графика. Ты можешь наглядно увидеть на каких сайтах и сколько времени зависал. Какие программы были запущенны, какие алгоритмы выполнены.

6. Награждай себя за свой честный труд

Несмотря на то, как ты провел свой день, оглянись на свое потраченное время и подведи итог твоих достижений. Если твои успехи желают оставлять лучшего,это не повод уничтожать весь волосяной покров на теле, просто проанализируй, где ты повернул не там, отталкиваясь от накануне составленного плана. И постарайся учесть эти ошибки в будущем. Ну а если ты сделал все должным образом, раскошелься на небольшую «поощрительную» премию за труды. Плюс, премиальный фактор отличный способ мотивации и снятия стресса.

Воскресным вечером, после того, как вы отдохнули и переключились с работы на семью, переключитесь обратно. Возьмите список своих целей на год и на месяц (он же у вас есть?). Такие списки помогают придерживаться основного направления развития и не отвлекаться на ненужное. Долговременные цели могут быть не срочными, но - важными. Будьте осторожны - срочные дела могут вам показаться важными, но это не всегда так.

Посмотрите своё расписание на неделю - встречи, совещания, презентации и т. д. И соотнесите их со своими целями. Составьте список дел, которые работают на достижение этих целей.

Суть в том, чтобы и привязать к ним свои действия. В противном случае, вы просто будете плыть по течению и позволите времени управлять вами. Срочные дела затмят ваш разум и вытеснят дела действительно важные.

2. Планируйте даже мелкие задачи.

Чаще всего люди записывают в ежедневник только совещания или встречи с клиентами. А вы выделите конкретное время ещё и для мелких дел - «написать коммерческое предложение», «набросать эскиз презентации», «просмотреть маркетинговые материалы». Если не планировать эти мелочи, они легко могут ускользнуть, или будут отложены и забыты, а вы потеряете нить своих рассуждений на тему. А среди «мелочей» может оказаться действительно значимая задача.

3. Составляйте реалистичный список дел.

Мы составляем список дел, но никогда не назначаем для них время. И что же происходит? В списке всегда оказывается несколько строчек, на которые не хватает времени. Если у вас в день пять встреч по часу и список дел часов на восемь, то этот список можно считать невыполнимой миссией.

Назначение времени для каждой задачи заставит вас расставлять более чёткие приоритеты и оставаться сфокусированным. Мультизадачность - это миф, каждое дело требует фокусировки. Если вы знаете, что у вас есть только 30 минут на задачу, вы наброситесь на неё со всей страстью и ничто не вынудит вас прерваться. И не забудьте отключить почтовые уведомления в браузере! Иначе вы машинально кликнете на всплывшее окошко - и всё, вы сошли с дистанции.

4. Планёрки - не дольше 30 минут.

Тот, кто установил по умолчанию во всех планировщиках часовые периоды для каждого дела, сгорит в аду, потому что из-за него человечество теряет триллионы часов впустую. Большинство можно завершить за полчаса, а некоторые и вовсе за 15 минут, особенно если все присутствующие помнят об ограниченном времени. Не будьте рабами планировщиков. Задавайте час только тогда, когда вы абсолютно уверены, что вам потребуется час.

5. Многозадачность - зло.

Казалось бы, во время долгих совещаний можно заняться делами, не требующими умственных усилий - почистить почтовый ящик, например, или удалить ненужные файлы с ноутбука. Но даже это делает вас рассеянным, а значит, менее продуктивным, да и вообще превращает само совещание в бессмысленную трату времени.

Многозадачность - убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Да, вы можете получить два хороших результата. Но сделайте одно дело - и вы получите один превосходный результат. Что лучше - десять средненьких достижений или одно превосходное?

6. Используйте время простоев.

Пробки! Сколько в них таится скрытых возможностей для растягивания рабочего времени! Запланируйте на это время все звонки, которые только можно сделать. Только не забывайте про хэндс-фри-гарнитуру. А ожидание рейсов в аэропорту? А сами полёты? Наверняка у вас накопилось, что почитать - отчёты подчинённых, учебники для самообразования, статьи об актуальных трендах в отрасли и т. п.

Посмотрите внимательно на свой график - есть ли там ещё потери времени в виде вынужденных простоев. Запланируйте на это время то, что можно сделать в подобных обстоятельствах.

7. Следите за временем.

Для этого можно использовать сервис Toggl. Как только вы начнёте контролировать своё время, вы удивитесь, сколько времени вы тратите впустую, занимаясь непродуктивными вещами.

8. Обед - это не пустая трата времени.

А вот здесь многозадачность не просто приветствуется - она проявляется сама собой. Социализация, укрепление деловых связей, заведение новых знакомств, построение корпоративной культуры - вы же знаете, что это не пустяки. Главное - обновляйте свою обеденную компанию каждый день. Обед занимает еженедельно около пяти часов. Пяти! Подумайте, как ещё можно продуктивно использовать это время, но, разумеется, не в ущерб отдыху и хорошему питанию. Вы не обязаны работать в это время, но заставьте это время работать на вас.

9. Не отнимайте себя у семьи.

Дома вы должны быть с семьёй. Ужинайте, помогайте детям с домашкой. Никаких звонков, никаких е-мэйлов. На несколько часов, пока дети не лягут спать, забудьте про работу вообще. Если вы позволите себе соскользнуть, вы не преуспеете ни там, ни тут. Домашняя суета не даст сфокусироваться на продуктивном доделывании рабочих дел, а для семьи вы будете выглядеть отсутствующим.

10. Начинайте день правильно.

Исследования показывают, что умеренные аэробные нагрузки (бег, например, или плавание) по утрам заряжают энергией и улучшают настроение почти на 12 часов вперёд. Это не только мощный пинок для начала работы, но и основательный фундамент, который позволит вам крепко стоять на ногах весь день - и физически, и психологически, а значит - быть максимально продуктивным.