Тайм-менеджмент для разгильдяев. Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием. Основные правила тайм-менеджмента
Управлять временем мечтает каждый. Но если построить машину времени пока невозможно, а если кто и знает, как это сделать, нам все равно не расскажет, то освоить методику «тайм-менеджмента» по плечу каждому. И в сегодняшней статье я расскажу вам о паре десятков полезных сервисов, которые упростят нам процесс «все успеть». Все они бесплатные, так что качаем, устанавливаем и пробуем!
Чтобы было удобнее, я разбила длинный список на 3 категории:
- сервисы для планирования (позволяют составлять списки дел и привязывать их к дате и времени)
- сервисы для заметок (чтобы не держать все в голове и ни одной гениальной идеи не забыть)
- сервисы-контролеры (помогающие дисциплинировать себя)
- дополнительные сервисы (то, что не подошло к первым двум категориям, но также полезно для управления временем)
Сервисы для планирования:
1 Any.DO
Этот сервис один из самых популярных планировщиков. Помимо того, что в нем очень удобно составлять списки дел, но и сортировать их по папкам (личное и работа), устанавливать начало рабочей недели. Any.DO синхронизируется с вашей почтой, и позволяет делать из писем задачи. Среди функций также возможность делать заметки и напоминания.
Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android , так и расширения браузера Chrome , а также версии для ПК .
2 Todoist
Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции делают это приложение отличной альтернативой предыдущего сервиса. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, что очень удобно.
Что мне особо нравится, так это возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, а также можно добавить свои категории.
3 Google Календарь
Может показаться, что его использует каждый, но я удивилась, узнав, что многие до сих пор его игнорируют. Поэтому включила в этот список. Итак, если вы до сих пор не используете этот сервис от корпорации добра Google, то стоит начать, и вот почему. Во-первых, в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед. Во-вторых, вы никогда не забудете о важных встречах и делах, так как Календарь будет присылать вам SMS-уведомления заранее. А еще, как и любой продукт Гугла, Календарь синхронизируется со всеми сервисами. Кроме того, можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.
4 Wunderlist
Это приложение больше подойдет для тайм-менеджмента в личной сфере, хотя и в работе будет очень удобным. Среди функций: возможность просматривать публичные списки других людей, делиться собственными списками, комментировать, а также планировать как путешествия, так и проект. Можно ставить задачи другим людям (при условии, что они также пользователи сервиса), а не только самому себе. Приложение Wunderlist доступно как для пользователей ПК, так и мобильных юзеров.
5 GTasks
Простенький сервис, не такой замысловатый как пункты 1, 2 и 4, но довольно полезный. Если вы стремитесь к простоте и минимализму, то вам он может прийтись по душе. Здесь можно ставить себе задачи, делиться ими с друзьями, устанавливать напоминания. Есть версия для Android и iOS
Сервисы для заметок:
6 Google Keep
Мне нравится в этом приложении все: от интерфейса, напоминающего стикеры на стене, до простоты функционала — ничего лишнего. Использую его для того, чтобы записывать мысли: кратко, так, чтобы посмотреть и сразу вспомнить.
7 Evernote
Такое впечатление, что здесь можно делать абсолютно все! И заметки только малая крупица из всего этого объема функций. Здесь можно и статьи писать, и добавлять мультимедийные файлы, и даже привязывать к местоположению информацию, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. В общем, Evernote — это такой мастодонт среди всех сервисов по оптимизации времени.
8 Skitch
Еще один замечательный сервис от создателей Evernote. Позволяет делать снимки, на которых потом можно вдоволь почеркать своими собственными мыслями. Skitch подойдет для тех, кто предпочитает не писать, а рисовать.
9 ColorNote
Альтернатива Google Keep, позволяющая быстро делать заметки, каждую из которых можно сделать напоминанием. С ColorNote будет удобно тем, кому нравятся стикеры и яркие цвета.
10 OneNote
Этот сервис от Microsoft, в котором каждую заметку можно помечать тематическим тегом, например: позвонить, обсудить с начальством, запомнить для статьи, и т. д. Тем, кто не подружился с Evernote, возможно, именно OneNote придется по душе.
Сервисы-контроллеры:
11 RescueTime
Программа, позволяющая контролировать, как эффективно вы тратите время в интернете. Кроме времени на выполнение задач, в RescueTime можно посчитать и непродуктивное время. Очень удобно, когда мы то и дело отвлекаемся на социальные сети или новостные сайты. А так, увидел время, потраченной в никуда, и в следующий раз уже будешь подисциплинированнее:-)
12 SelfControl
Программа, которая запрещает вам доступ к развлекательным сайтам в рабочее время. В SelfControl вы самостоятельно определяете «вредные сайты» и период запрета. Что удобно — решив нарушить запрет, у вас ничего не получится, программа будет строга к вам и ни за что не пустит.
13 Focus Booster
Есть такая техника тайм-менеджмента, метод «Помидора». Суть ее в том, что вы определяете ряд задач, которые панируете выполнить, и разбиваете ее на 25-минутные отрезки, с 3-5 минутным перерывом после каждого. Эти отрезки называют «помидорами». После каждого четвертого «помидора» настоятельно рекомендуется отдыхать 15-30 минут. И вот чтобы не запутаться в «помидорах», Focus Booster будет давать вам сигналы о том, что время работы или время отдыха пришло.
14 Toggl
Это таймтрекер, позволяющий контролировать затрачиваемое время на ту или иную задачу. Есть бесплатная версия, в которой к проектам можно подключать до 5 человек. Toggl полезен тем, что вы будете четко понимать, сколько времени у вас уходит на каждый вид работы, и зная эту информацию, можно понимать, что и где оптимизировать.
15 ManicTime
Еще одна программа, считающая количество потраченного времени на каждую из активностей за компьютером. Сайт, конечно, нужно перерисовать, но саму программу ManicTime многие хвалят.
Дополнительные сервисы:
16 Pocket
Удобный сервис для сохранения в закладки интересных статей. В Pocket можно делать тематические метки для каждой закладки. Для тайм-менеджмента полезен тем, что позволяет держать все интересные статьи в одном месте, и в появившееся свободное время можно сесть и перечитать все на интересующую тему.
17 Google Mail Checkers
Чтобы не проверять часто почту, можно установить в браузер расширение Google Mail Checkerst , которое будет выводить в верхней панели количество новых сообщений. Это сэкономит вам время между постоянными переключениями окон.
18 Active Inbox
Еще одно расширение для работы с почтой. С Active Inbox вы можете более эффективно управлять письмами, расставляя между ними приоритеты, а также отмечать статус писем (в работе или ожидает ответа).
19 SpeakIt!
Довольно интересный сервис, который конвертирует текстовый файл в речь. SpeakIt! работает не идеально, но иногда может очень облегчить жизнь.
Ну и в завершении, универсальный и незаменимый инструмент:
20 Блокнот
Цифровой мир — это хорошо, но кусочек олд скула должен быть:-) Ничто не заменит старый добрый блокнот, в котором можно от души порисовать, записать сотни мыслей, черкать, и всячески проявлять себя на страничках.
А какие сервисы используете вы?
Когда вы только начинаете работать, то у вас все ясно и понятно, задач не так много, вы представляете как с ними работать. Но со временем появляется мысль «у меня столько задач!!! что с ними делать? за что взяться?», либо просто приходит осознание, что задач накопилось очень много. В этом случае вам поможет тайм-менеджмент.
Как правило, у многих он ассоциируется с жесткими привязками ко времени и четким заранее составленным планом. Но все знают, что разработчиков нельзя загонять в рамки. Тем не менее каждый разработчик должен уметь правильно и эффективно организовать/спланировать своё рабочее время. Давайте подумаем как можно подойти к этому процессу.
Тайм-менеджмент по сути это совокупность действий по тренировке осознанного контроля над временем, посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и эффективность.
Как правильно подойти к этому процессу? Мне нравится подход в гибких методологиях разработки. Чем же они так нравятся разработчикам? Думаю, что тем, что их можно подстраивать под себя. Главная идея, из которой я предлагаю исходить - это набор правил, при этом каждый может выбирать из них те, что подходят именно ему, может дополнять, исходя из своих потребностей.
В этой статье я попробую сформулировать те правила, к которым пришла для себя за время своей работы, глядя на то, что было бы полезно мне и членам моей команды.
Для начала рассмотрим основную идею тайм-менеджмента. То есть возьмем то, что не напугает разработчика.
Принцип, который необходимо положить в основу - составление списка задач. Посмотрите на свои задачи и проставьте у каждой приоритет и сколько вы думаете затрать на нее времени (да, оценивать правильно временные затраты тоже нужно уметь, но это отдельная тема). Если у вас слишком много задач, то подумайте, по какому критерию вы можете сократить рассматриваемый список задач. Например, вы можете отобрать только задачи в ближайшую версию исправления, только задачи в текущий спринт (если вы работаете по Scrum) и так далее. И именно с этим списком и стоит работать.
Итак, все дела списка разделите на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и неважные.
Теперь у каждой задачи проставим время, которое мы потратим на ее решение. И, помня, что у нас всего 8 рабочих часов в день, составим список задач на сегодня. Это правило 1
. В отличие от позиции тайм-менеджмента, что список стоит составлять накануне вечером, я считаю, что нужно составлять этот список, как только вы придете на работу. То есть в начале рабочего дня. На мой взгляд, в этот момент вы более четко понимаете состояние дел. Накануне вечером можно сделать пометки, что бы вы хотели сделать завтра.
Так вы будете видеть перед собой ЦЕЛЬ.
Правило 2
Очень важно, что все задачи вы должны планировать исходя из того, чтобы сделать их ровно в рабочий день. Никак не больше. Не планируйте работать сверхурочно без крайней необходимости. Это приведет только к усталости. Лучше потратить свободное время на саморазвитие и чтение профессиональной литературы.
Правило 3
Не забудьте учесть, что у вас чистых рабочих меньше, чем 8 часов. Нужно учесть время на перерывы, отдых физический. Разработчик не должен все время сидеть за компьютером. Запланируйте, что хотя бы по 15 минут каждые два часа вы будете выгонять себя, вставать и просто пройдетесь и проветритесь. При этом эффективность работы только вырастет. Это поможет, не теряя темпа, успеть сделать то, что не смог бы сделать без отдыха.
НО, не нужно злоупотреблять. На перерыв можно потратить максимум полчаса, иначе мозг слишком расслабляется и теряется рабочий настрой.
Правило 4
В этом списке должны быть не только важные и долгие задачи, но и лёгкие, быстрые, чтобы на них можно было переключить внимание, расслабиться. Для разработчика это крайне важно. Задачи можно выполнять в любом порядке, но тем не менее рекомендуется начинать с важных. И обязательно начать с тех, которые меньше всего хочется делать.
Правило 4*
Установите лимит времени на решение задачи. Если вы безрезультатно (именно безрезультатно!) сидите над задачей больше 2 часов, то пришла пора переключиться на другую задачу. У вас в списке есть такие задачи в разряде простых. Мы их специально для этого и включили.
Если вы пообещаете себе, что посвятите сегодня той или иной задаче не более часа или двух, начать работу с ней станет намного легче. Также имеет смысл устроить мозговой штурм, привлечь коллег.
Правило 5
Составьте список минимум и список максимум. Список минимум должен быть выполнен обязательно. К тому же при его выполнении вы почувствуете удовлетворенность собой. Список максимум нужен, если останется время. Если вы не успели свою программу минимум, то вы неправильно оцениваете свои силы, нужно подходить к этому более тщательно.
Если вы научились выполнять список минимум и у вас уже который день подряд остается время на список максимум, то пора увеличивать список минимум. И да, опять же - снова смотреть почему вы неправильно оценили время на задачи.
Правило 6
Зафиксируйте где-то список: на бумаге или в электронной версии. Но так, чтобы он был у вас перед глазами. Это поможет видеть сколько уже сделано и сколько еще осталось. Также вы получите эмоциональное удовлетворение при вычеркивании очередной задачи из списка, а это даст дополнительную мотивацию. Поэтому очень важно именно вычеркивать задачи, а не удалять.
Правило 7
Запланируйте время на форс-мажоры. Как гласит закон Мёрфи “если что-то может случиться, то это обязательно случится”. Как правило, разработчики чувствуют такие моменты.
Теперь рассмотрим работу с тяжелыми задачами. Теми, которые почему-то кажутся нам неподъемными. Как восход на Эверест. Они пугают нас либо тем, что мы не знаем как к такой задаче подступиться, либо нам не хочется общаться с ее автором/заказчиком. Следующие несколько правил именно о таких задачах.
Правило 8
Если у вас появилась неподъемная задача, за которую вы не хотите приниматься или не знаете как оценить, то она должна встать первой в вашем списке. Это потенциальная черная дыра и может оказаться неразрешимой для вас (потребуется помощь другого, привлеките его) или слишком затратной по времени, что грозит тем, что вы ее просто не успеете сделать. Начните с нее, возвращайтесь к ней в течение дня, пока она не станет для вас понятной, попробуйте разбить ее на более мелкие.
Также может помочь просто рассказать кому-то из коллег о задаче, отобразить ее на доске или даже просто рассказать вслух о проблеме.
Как только хочется отложить задачу на завтра, то это знак, чтобы заняться ей прямо сейчас.
Небольшой лайфхак: старайтесь выполнить задачи так, чтобы если у вас и осталась эта неподъемная задача, то только она одна. Иначе у вас не будет удовлетворения и будет зависание на одной этой задаче и ряд невыполненных других.
Правило 9
Если вам нужна концентрация, используйте турбо-режим. Он действительно работает. Для этого на определенное время отключите все средства связи (skype, icq и др.), поставьте табличку, чтобы вас не отвлекали, оденьте наушники и не реагируйте ни на что. В эти 25 минут вы занимаетесь только решением одной конкретной задачи. Не отвлекайтесь ни на что. Главное не злоупотреблять этим, особенно в крупных компаниях. “Помидорка” должна требоваться вам максимум 2-3 раза в день.
В работе каждого разработчика важна мотивация. Это, конечно, отдельная тема, но способствует выполнению составленного списка. Поэтому ей посвящены следующие несколько правил.
Правило 10
Мотивируйте себя. Мотивация это тоже часть работы над собой. Увидев что-то мотивирующее, не забывайте про это через пять минут, сохраните и возвращайтесь к этому за дополнительной дозой мотивации. Пусть это будет фото Стива Джобса, или ваш ребенок, ради которого вы хотите стать лучше, или даже песня, которая помогает вам работать.
Правило 11
Музыка также может мотивировать. И поможет сконцентрироваться. Подберите для себя такие плейлисты. Тем не менее, не стоит постоянно сидеть в наушниках. Уделяйте время и коллегам. Также есть мнение, что помогают сконцентироваться звуки шумов: звук поезда или перелета.
Правило 12
Ставьте себе цели. Да, они должны быть какие-то в стиле “сегодня я сделаю список минимум” или “сегодня сделаю эту задачу обязательно”. Важно к чему-то стремиться. Всегда к чему-то стремиться. Подумайте, к чему приведет в перспективе решение вашей задачи, как отразиться на работе программы, что даст пользователю. Представьте общую картину, как будет работать продукт, если вы сделаете задачу и если нет.
Правила 13 и 14
То, что вы и так наверняка знали: обязательно высыпайтесь перед работой и не переедайте в обед. Это приводит к лени, что плохо сказывается на работе.
В заключение я хочу привести два наиболее действенных способа мотивации, на мой взгляд.
Первый иллюстрируется фразой Артемия Лебедева «Как поддерживать мотивацию? Да никак - оставайтесь в жопе».
Второй заключается в том, чтобы ничего не делать. В буквальном смысле НИЧЕГО. Потому что, когда мы начинаем лениться, мы читаем статьи в интернете, смотрим видео на youtube, переписываемся с кем-то и т.д. Поэтому, по своей сути наша лень - это бесполезные действия.
Как же это работает? Вы решаете (а лучше - записываете на бумаге), во сколько вы это дело начнете и сколько времени будете им заниматься. Допустим, вы начнете заниматься задачей. Пусть это будет, к примеру, 11:00. В 11:00 вы начинаете бороться с ленью, а именно - ничего не делать. То есть вы перестаете вообще что-либо делать. Просто сидите или стойте. Лежать не надо, это приведет организм в состояние сна. Вскоре вы почувствуете, что можете приняться за задачу.
Если же во время работы вы снова почувствуете приступ лени - опять прекращаете что-либо делать. И вскоре снова вернетесь в работоспособное состояние.
Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|
Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.
1. TIME Planner
Focus booster – простой удобный таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. Окно программы будет все время напоминать об оставшемся времени, а после сигнала о его завершении вы сможете сделать небольшой перерыв.
7. Toggl
10. Daily agenda
Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.
Тайм-менеджмент является весьма сложной задачей для многих современных и активных людей, однако умение управлять своим временем, как правило, является секретом успешности. Быстрота течения времени и развитие технологий делают грамотное распределение времени серьёзной проблемой. Множество различных курсов и семинаров могут научить вас как использовать своё время эффективнее, грамотно составлять план своей деятельности, ставить цели и достигать своих целей в рамках предусмотренного времени.
Совершенно не обязательно проходить какие-либо курсы, чтобы научиться управлять своим временем. Мы предлагаем простой и доступный способ, который поможет структурировать ваш график и освободит вам немного свободного времени.
Органайзеры прошлого
Пожалуй, самым простым и известным средством самоорганизации является нос, на котором надо всё зарубать. Разумеется, речь идёт не об органе обоняния, а о нехитром приспособлении для запоминания. Носом называлась деревянная дощечка, на которой следовало делать засечки-пометки, чтобы напомнить себе о каком-то важном деле. К сожалению, не всегда удаётся вспомнить, о каком именно деле пользователь оставил себе заметку.С развитием персональной техники возникали потребности, которые уже не могли удовлетворить обыкновенные бумажные ежедневники и плановики. Давайте посмотрим, какие гаджеты и программы для планирования времени существовали, скажем, лет двадцать назад.
На рынке электронных устройств появились вполне функциональные персональные органайзеры, помещающися в руке (правда, достаточно большой). Монохромного LCD-дисплея, небольшой клавиатуры и 512 килобайт памяти было достаточно для основных функций цифрового органайзера.
BillQuick Online
BillQuick Online - пример органайзера, который подходит как для одного человека, так и для больших компаний. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует изобилие вариантов настройки вашего органайзера. В процессе учёта времени вашей деятельности, приложение фиксирует данные таким образом, что вы можете использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые сообщают свои варианты решения для повышения эффективности.В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии. Вы можете установить программу на свой рабочий компьютер и пользоваться органайзером без подключения к Интернету, или же установить приложение на свой рабочий сервер для удалённых пользователей, что, опять же, позволяет работать с BillQuick на ваших компьютерах, даже когда нет соединения с Интернетом.
Tenrox Timesheet
Tenrox Timesheet - «web-based» органайзер, который позволяет вам наблюдать за состоянием вашего проекта, следить за часами выполнения и отправлять информацию о платёжных ведомостях практически отовсюду. Всё, что вам нужно - интернет-соединение.Tenrox поможет проследить, выполняет ли компания все необходимые требования и поставленные задачи. Так же вы можете запрограммировать ваше приложение для поддержки ваших личных внутренних требований о сверхурочных, болезнях и требованиях проекта.
Replicon
Replicon является «web-based» органайзером, который позволяет управлять временем большим и малым организациям. Так как Replicon содержит ваши данные online, вам не нужно беспокоиться о каких-либо обновлениях платформы и хранить файлы восстановления данных.Рабочие могут использовать Replicon для отправки информации своим коллегам, а для руководства существуют различные модули, которые помогут узнать такие вещи, как стоимость проекта, счёт клиента, начисления заработной платы и производительность труда. Аккаунт поддерживает многоуровневый доступ, соблюдается иерархия резрешений.
MinuteHound
- «web-based» тайм-менеджер, который предоставляет возможность видеть все операции в текущем времени. Вы можете увидеть, кто работает, а кто - нет, как много часов было потрачено, и многие другие вещи. Этот органайзер очень гибок в настройках.Если ваша организация является достаточно большой, то вы будете платить не за лицензию, а за количество работников и предприятий, которыми вы управляете.
С помощью данного менеджмента вы будете следить за рабочим процессом в режиме «прямой трансляции», сможете управлять нагрузками и заданиями. Для всего этого у вас есть все необходимые инструменты.
Что ж, все эти органайзеры крайне удобны, но они всё же более предназначены для больших компаний. Естественно, их можно запрограммировать под личное пользование, но мы рассмотрим парочку «персональных» органайзеров.
The LeaderTask electronic organizer
- способ управления временем для современных и активных людей.Программа позволяет вам спланировать ваш рабочий день, управлять вашими проектами, хранить необходимые документы, анализировать задачи любой сложности, представив их перед собой визуально.
LeaderTask является одновременно планировщиком, менеджером файлов и паролей, телефонной и адресной книгой и календарём. Программа даёт возможность видеть задания в течение месяца, недели или дня, но вы всегда можете вернуться к заметкам, сделанным ранее, и внести какие-либо изменения, установить напоминание, или же связать с другими событиями вашего календаря.
Этот органайзер очень лёгок в освоении и использовании. Сервис также предлагает вам руководства по применению, offline- и online-помощь.
Все вышеупомянутые приложения являются платными вариантами вашего тайм-менеджмента. Но ведь не обязательно платить, чтобы получить желаемое? В умелых руках даже простой календарь на телефоне или компьютере становится достаточно гибким и мощным органайзером. Оцените свои потребности и приглядитесь внимательней к стандартным средствам подобного приложения на вашем любимом устройстве: возможно, этот календарь умеет всё, что вам от него нужно.
Также на просторах интернета возможно найти вполне удобные и бесплатные программы для вашего тайм-менеджмента.
Один из вариантов бесплатного и удобного тайм-менеджера является online-версия miniplan.ru.
Миниплан
- один из лучших бесплатных органайзеров, который является усечённой версией более серьёзного и платного проекта «Мегаплан». С одной стороны, это обычный органайзер, в котором Вы сможете добавить дела и заметки, но с другой стороны - это весьма мощный инструмент по самоорганизации. Благодаря возможностям оповещения по email, телефону и джабберу, Вы точно не пропустите ни одного дела, а местная рабочая панель «тасквотч» позволит Вам хранить множество заметок, добавлять дела прямо на часы и даже рисовать (может быть весьма полезно для акцентирования внимания на какой-либо информации).Миниплан крайне прост в использовании, и научиться пользоваться им можно за одну минуту, благодаря обучающему ролику на главной странице, а регистрация занимает не более десяти секунд, что позволяет быстро и непринуждённо приступить к работе. В целом мы остались очень доволен этим сервисом, т.к. он действительно помог использовать время эффективнее и познакомил нас с онлайн-органайзерами в целом. Если у вас полно дел и вам не нужно хранить очень много заметок, то этот сервис станет для вас идеальным помощником.
Впечатляет функционал программы-органайзера от Microsoft, входящей в состав пакета Microsoft Office - Microsoft OneNote. Текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структра позволит содержать ваши записи в порядке. В заметки быстро и удобно могут быть добавлены аудиозаписи и видеоклипы, если они имеют отношение к записи. Поддерживается и рукописный ввод, если вы пользуетесь OneNote на планшете. Программой поддерживается синхронизация информации между устройствами под управлением Windows, в том числе и Windows Mobile. В Windows 8 стала доступно metro-приложение, позволяющее обращаться к вашим заметкам online.
Среди гигантов online-органайзеров смело выделяются Evernote и недавно запущенный Google Keep.
Evernote
- мультиплатформенный облачный сервис хранения различных текстовых заметок, документов, изображений, медиафайлов. Ваши данные хранятся на сервере проекта запросто могут быть синхронизированы между всеми устройствами. К текстовым заметкам могут быть приложены файлы (для бесплатного аккаунта - объёмом до 25 мегабайт, чего вполне достаточно), а сами заметки можно упорядочить по каталогам. Все приложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и результаты включаются в индекс для поиска. В Evernote реализована возможность добавления аудиозаметок или сохранение вашего метонахождения. И, конечно же, ваши данные всегда будут в сохранности - их можно с лёгкостью зашифровать.Google Keep
Online-органайзер от Google (https://drive.google.com/keep/) кажется достаточно бесхитростным в использовании. Сервис позволяет создавать «на лету» неупорядоченные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Полная интеграция с другими сервисами Google обеспечена. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android.А как этим пользоваться?
Итак, всё многообразие существующих средств или техник не избавляет вас от необходимости держать в голове основные планы и задачи. Существуют различные методики, возможно, у вас существует уже своя, которая позволяет вам оставаться самоорганизованным. Если ещё нет, мы можем предложить вам несколько рекомендаций, как правильно использовать органайзеры.Если вы - человек, далёкий от современных информационных технологий, у вас прекрасная память и у вас нет гаджета умнее вас, вполне возможно, что вам и не стоит задумываться о сторонних приспособлениях. Возможно, ручка и бумага - ваши лучшие помощники в организации себя. С другой стороны, если вы являетесь счастливым обладателем удобного для выхода в Интернет девайса, и вы хотите выжать больше пользы для себя (и из себя), то вы способны воспользоваться любым online-сервисом, если вы недостаточно собраны.
Ставьте себе напоминание, если ваша кратковременная память периодически вас подводит. Это поможет не опоздать на важную встречу (или свидание). Главное удобство такого устройства в том, что оно всегда находится под рукой. Но будьте осторожны: если вас легко отвлечь, вы можете легко оказаться не в вашем любимом органайзере, а где-нибудь вконтакте. Если у вашего органайзера есть функция вынесения виджета программы на видное место рабочего стола, сделайте это. Если это online-сервис, то сделайте страничку этого сервиса главной. (Если после этого вашим любимым браузером станет другой браузер - что ж, придётся сделать эту страничку главной и там.)
Постарайтесь приобрести привычку записывать свои интересные мысли и планы и проводить ревизию своих заметок каждую неделю. После некоторые из них вы можете отправить в архив или же развить дальше. Освободите свою память для более важных дел. И не забывайте бэкапиться!
И всё-таки, все современные сервисы и гаджеты будут полезны лишь в том случае, когда вы действительно хотите использовать своё время по максимуму и успевать больше. Вряд ли список дел на неделю будет полезным, если он останется мертвыми килобайтами в памяти вашего органайзера.
В том случае, если вы всё ещё не нашли подходящей методики управления собственным временем, советуем вам обратить внимание на такие технлогии тайм-менеджмента, как
Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?
Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.
http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.
http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.
http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.
http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).
https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.
https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂
http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.
http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.
http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.
http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.
https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.
http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.
https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).
http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.