Рациональное использование времени. Методы рационального использования времени

Эффективное использование времени — безусловно, один из важнейших элементов успеха. Если вы умеете использовать время полноценно и рационально, то только этого достаточно чтобы сказать, что вы достигли немалых высот в саморазвитии.

Для того чтобы не переутомиться и полноценно работать, необходимо выделять время для отдыха, так как со временем работоспособность человека снижается. Нужно поощрять себя за хорошо выполненную работу и выделять для себя перерыв. И вовсе не обязательно во время отдыха бездельничать, — его также нужно проводить с пользой. Можно сменить умственный труд физической нагрузкой, посвятить время работе над собой, почитать интересную книгу или статьи по саморазвитию.

Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.

1. Не полагайтесь на память. Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.

2. Составьте список приоритетов. Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.

3. В конце каждой недели выделите врем я на составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.

4. Не надейтесь запомнить интересную мысл ь – всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.

5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями – говорите «нет». Этому нужно научиться.

6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго. Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.

7. Выделите время в своих планах на самосовершенствование.

8. Осознавайте то, что вы делаете. Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.

9. Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.

10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек . Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.

11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше. Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.

12. Заведите журнал, где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.

13. Не каждая задача может быть решен а наилучшим способом. Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.

14. Не перегружайте себя количеством задач. Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.

15. Не обманывайтесь эффективностью . Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.

Все успешные люди стали такими в большей мере потому, что обрели такой навык, как рациональное использование времени . Контролируя трату часов и минут, они находили неиспользуемые резервы, которые, впоследствии, помогали опережать конкурентов, они познавали себя, в результате чего не просто работали, а добивались высот.

Ниже приведены 10 правил, следуя которым можно более рационально использовать своё время.

1. Определите время, в которое Вы будете выполнять крупные или одинаковых дел.

В работе существует такое понятие, как «погружение». Это время, через которое человек будет полностью сосредоточен на работе. Допустим это 30 минут. Так вот если человека отвлекать каждые полчаса, то он за день ничего не успеет. К факторам, которые могут отвлекать, так же относятся и перерывы, поэтому подобные дела можно объединить в одно, что приведёт к экономии времени.

2. Установите не приёмные часы.

Как говорилось в 1 пункте, на каждое погружение в работу необходимо время. Поэтому выделите для себя определённые часы, в которые телефоном пусть заправляют секретарь или другие коллеги, а Вы в это время полностью изолированы ото всех. В это время вы максимально сосредоточитесь на работе и добьётесь наивысшей производительности. Дела, появившиеся во время этих часов, можно разобрать позже.

3. Правильно определяйте время на те или иные процедуры.

Планирование времени – хитрая штука: чем больше времени выделено на определённое занятие, тем дольше оно делается. Многие деловые люди жалуются, что они сидят на переговорах часами, где у них либо пятиминутная роль, либо сами переговоры совсем не результативные. В большинстве случае, такие встречи превращаются в обычную болтовню ни о чём. Но если выделить на них сжатые сроки, например 1 час, то дело пойдёт быстрее. 1 час выбран не случайно, ведь за это время действительно можно выслушать все мнения и прийти к решению. Время – деньги, и если Вы считаете второе, то считайте и первое.

4. Устанавливайте приоритеты для каждого дела.

Справиться со всеми делами, количество которых каждый день только растёт, не может никто. Да это и не нужно. Более того, многие люди получают довольно сильный стресс от того, что дела были не выполнены, их угнетает это. Они пытаются успеть доделать ночью, но, как ни старайся, в сутках всё равно 24 часа. Решение одно: установите приоритеты в соответствии с Вашими личными целями, разбейте дела на важные и не важные. И делайте, особенно в первую очередь, только важные вещи.

5. Принцип Парето.

Он гласит, что на 80% результата тратиться 20% времени. Например, 80% прибыли приносят 20% клиентов. Задача человека, у которого есть такое желание, как рациональное использование времени, выявить эти 20%. В таком случае это малое даст очень большой выигрыш во времени.

6. Используйте платное делегирование.

Если Вы дорожите своим временем – не делайте все дела самостоятельно. Перепоручите простые дела подчинённым или, по возможности, коллегам. Если Ваши сотрудники не обладают навыками, которые позволили бы таким образом помогать Вам, то можно задуматься об обучении их или о наборе подходящих людей. Ещё один хороший способ – это обращение к услугам различных фирм, к фрилансерам и т.д. В этом случае Вы сэкономите деньги, т.к. оплачивать разовую работу в течение месяца гораздо дешевле, нежели выплачивать зарплату штатному работнику. А появившуюся свободу можно использовать для того, чтобы использование рабочего времени шло на более важные дела.

7. Разделите крупные задания и делайте их по частям.

Ещё Альбертом Эйнштейном было замечено, что людям нравится просто рубить дрова потому, что результат сразу очевиден. В случаях же, когда для его достижения необходимо пройти длинный путь, люди, зачастую, начинают увиливать от дела, откладывая его в «долгий ящик». И неудивительно: даже если Вы сильно проголодаетесь, Вы не съедите целого кабана. Но если каждый день есть по 1-2 куска, то через определённое время он полностью будет съеден. Так и с работой: разделите её на части, выполнение каждой из которых примите как успешный результат. Успешное «поедание» одной части будет стимулировать на дальнейшее действие, а оставшаяся работа-«кабан» будет уменьшаться.

8. Установите для себя время, в которое Вы будете выполнять дела наивысшей для Вас важности.

Обычно не бывает недостатка идей по поводу того, чем заняться и к чему стремиться. Но зачастую все эти планы утопают в рутине маленьких дел или непредвиденных ситуаций. Чтобы этого избежать, необходимо уравновесить такие вещи с самыми важными событиями. Т.е. занести их в календарь как некую встречу, которую нельзя отложить, выделив таким же цветом, как и другие важные дела. Это приведёт к тому, что когда Вы будете подыскивать время для определённого занятия, Вы столкнётесь со своим заранее оговорённым днём и обойдёте его. Но этого не будет, если в календаре не будет никаких пометок о занятости.

9. В первую очередь выполняйте самые трудные дела.

Ведь бывает же так: с утра задумал некие действия, а днём они не могут быть выполнены из-за внезапно возникших неотложных дел, разговоров, телефонных звонок и т.д.? Однако, если это уже сделано, то, очевидно, никто у Вас это не отнимет. Поэтому делайте всё с раннего утра, ведь это помимо выполненной работы даст ещё и ощущение истинного успеха. Кстати сказать, многие успешные люди так и поступают: делают, или как минимум, начинают делать важные дела ещё с утра. Так они опережают события и это, естественно, окупается.

10. Учитывайте уровень работоспособности.

Вы, наверно, замечали, что в разное время дня у нас различный уровень желания работать. Постарайтесь выделить эти части дня и планировать важные дела, такие как собеседования или совещания, на период наивысшей активности и занятия, подобные телефонным звонкам, на отрезок, в который работоспособность понижена.

Рациональное использование времени – незаменимый атрибут успешного человека, поэтому этим навыком следует овладеть.

Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.

Как освободить свое время

Определите, сколько времени тратите сейчас

Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).

Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.

Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше

Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов

У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.

Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.

Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:

Ложиться спать в одно и то же время

Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)

В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.

Используйте с пользой «мертвое время»

Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.

Как эффективно использовать время

Установите цели

Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.

Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.

Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.

Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат

Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

Задайте себе вопрос:

Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?

Затем задайте себе второй вопрос:

Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?

Наконец, спросите себя про третью задачу.

Придумайте утренний ритуал

Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.

Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:

Пейте воду

Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.

Сделайте что-то хорошее

Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.

Занимайтесь спортом

Лучше всего начать день с зарядки.

Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи

Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.

Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.

Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»

Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.

Разбивайте работу на периоды

Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.

Войдите в поток

Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.

Дневной сон – это важно

Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.

Помните про временной буфер

Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.

Не переживайте, если что-то идет не по плану

Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.

Следите за тем, на что тратите время

Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.

Оцените свои результаты

Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.

Выделите один день на рутинные дела

Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.

Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата

На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.

Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом

Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.

Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями

Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.

Награждайте себя

Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.

Выработайте ночной ритуал

У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.

Технологический детокс

За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.

Вывод

На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.

Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.

Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.

1. Не полагайтесь на память

Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.

2. Составьте список приоритетов

Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.

3. В конце каждой недели выделите время

На составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.

4. Не надейтесь запомнить интересную мысль

Всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.

5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями

Говорите «нет». Этому нужно научиться.

6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго

Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.

7. Совершенствуйтесь!

Выделите время в своих планах на самосовершенствование.

8. Осознавайте то, что вы делаете

Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.

9. Эффективные приемы

Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.

10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек

Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.

11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше

Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.

12. Заведите журнал

Где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.

13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом

Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.

14. Не перегружайте себя количеством задач

Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.

15. Не обманывайтесь эффективностью

Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.

Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.

На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.

Итак, простые правила рационального использования времени:

1) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.

2) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.

Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.

3) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.

4) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.

5) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.

6) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.

7) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.

8) Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой - позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.

Еще один важный момент. После решения важной задачи - отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.