Составление списка необходимых. Составляем списки дел и перестаем их бояться. Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя
Вот семь простых трюков, которые советуют эксперты в области бизнеса и тайм-менеджмента.
1. Составляйте список дел на следующий день с вечера
Если с утра на работе вы не представляете, чем сегодня нужно заниматься, скорее всего, вы потратите день, распыляясь на мелкие несущественные дела. Попробуйте составлять список дел ещё с вечера, тогда на следующее утро вы точно будете знать, что нужно сделать.
Распланируйте примерное время на каждую задачу, чтобы легче было придерживаться графика (и не забудьте включить пару перерывов). Самые важные дела можете пометить звёздочкой или ещё как-то выделить.
2. Не начинайте день с электронной почты
6. Делайте перерывы
Конечно, всем нам хочется, чтобы рабочий день прошёл максимально продуктивно, и иногда мы даже стыдимся делать перерывы. Однако короткие перерывы необходимы. Они помогут перезагрузить мозг и набраться сил, а также сделать больше, когда вы снова вернётесь к работе.
Чтобы не забывать о перерывах, попробуйте всем известный метод (25 минут работаем, 5 минут отдыхаем). Или любой другой метод. Главное - постоянно придерживаться его. Ещё помогут расширения, блокирующие доступ к определённым сайтам вроде Facebook и «ВКонтакте».
7. В конце дня выбрасывайте список дел
Если вы не сделали всё, что запланировали на день, не оставляйте этот незаконченный список на завтра. Он только будет снижать ваш моральный дух. Выбросите такой список и составьте новый, в который включите недоделанные за сегодня дела и новые пункты.
Бретт Блюменталь написала несколько бестселлеров о здоровом образе жизни. В новой книге она рассказывает, как укрепить здоровье, развивая мозг. Одно небольшое, но важное изменение каждую неделю позволит развить музыкальный слух, научит потреблять полезную пищу и т. д.
Маленькие изменения работают. В своей практичной книге Бретт Блюменталь, автор бестселлеров по здоровому образу жизни, рассказывает, как можно укрепить здоровье и благополучие, развивая мозг. Автор предлагает делать по одному небольшому, но важному изменению в неделю – от развития музыкального слуха до потребления полезной для мозга пищи и отказа от мультизадачности.
Вместе эти небольшие изменения приведут к большим результатам – вы сможете улучшить память, повысить продуктивность, меньше нервничать и стать счастливее.
Книга «Одна привычка в неделю » с конкретными указаниями, подкрепленными исследованиями экспертов, полезными графиками и упражнениями, станет вашей дорожной картой на пути к лучшей жизни. И это путешествие будет не менее приятным, чем результат.
«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список делна каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им», – Жан де Лафонтен.
Перемена этой недели может показаться чересчур простой. Но составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, чтобы избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.
Когда мы пытаемся запомнить все дела, которые нам предстоит переделать в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список дел на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть и заплатить за это высокую цену. Как утверждает Соня Любомирски, доктор философии и автор бестселлера «Психология счастья», человек способен одновременно удержать в памяти 7-9 предстоящих дел. Составление списка позволяет высвободить мыслительные ресурсы для анализа, расстановки приоритетов и даже привлечения внешних возможностей, чтобы достичь максимального результата.
Составление и выполнение списков дел дает нам видимую картину того, что необходимо сделать. При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору стоящих перед нами задач. При использовании списков мы можем не брать на себя ответственность за одновременное решение нескольких задач (из следующей главы вы узнаете, что попытки выполнять одновременно несколько задач могут негативно влиять на производительность), сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности. Если мы еще и грамотно распределяем свои задачи по времени, то можем сосредоточиться на первоочередных проблемах.
Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.
Путь к успеху: составляем список дел
Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.
Выбирайте подходящий вам формат списков
Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.
Пусть списки будут простыми и выполнимыми
Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.
Систематизируйте списки по времени достижения целей
Систематизируйте списки так, чтобы не смешивать задачи, которые требуют значительного времени, с относительно краткосрочными. Перемешивание таких задач и целей может негативно отразиться на вашей способности их выполнить. Сгруппируйте задачи, которые должны быть решены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже. Дэвид Аллен, автор бестселлера « », утверждает, что если в списке ваших дел на сегодня есть то, что может подождать до завтра, то оно отвлечет вас от задач, которые необходимо решить именно сегодня.
Аллен рекомендует тщательно записывать и систематизировать дела, цели и задачи, которые вам предстоит решить. Он считает, что мы должны иметь отдельный список неотложных дел «на сегодня» и «ближайшую перспективу». Также нужно составить «более толстые файлы» для дел на следующий месяц и следующие 12 месяцев. Аллен рекомендует иметь под рукой списки на сегодня и ближайшую неделю, а «списки будущего» хранить в отдельных папках в другом месте и просматривать раз в неделю-две, выделяя те позиции, которые должны быть перенесены в списки ближайших текущих дел.
Систематизируйте списки по целям
«Материальные списки» (например, списки покупок, ведомости или списки приглашенных на вечеринку), конечно, имеют какую-то цель – прежде всего снизить стрессовую нагрузку из-за боязни что-то забыть. Но их нужно отделять от тех, в которых формулируется решение конкретных задач. Помните, что в таких списках не может быть недоговоренностей и неясностей. Например, пункт «Подумать о летнем отдыхе семьи» неконкретен и расплывчат. Лучше формулировать задачу иначе: «Подобрать конкретное место отдыха и гостиницу для летнего отпуска». Она предполагает получение определенного результата или решения. Расплывчато звучит и задача «Проработать вопрос о покупке для нашей семьи идеального дома». А вот если в ней выделить «Открыть накопительный счет на сумму 500 долл. для приобретения дома», то это уже требует конкретного действия и результата.
Систематизируйте списки целей по сферам жизни
Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит вам избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел, станет раздражающим фактором и ослабит внимание к решению актуальной задачи.
Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности
Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б – следующие в очереди, а В – те, которые могут подождать.
Искореняйте в себе медлительность
Если вы заметите, что один и тот же пункт в вашем списке дел назойливо «выскакивает» перед вашими глазами, то, скорее всего, вы слишком медлительны и желаете отложить дело в долгий ящик. К сожалению, от медлительности или нерешительности никто не застрахован.
Они проявляются в следующих ситуациях:
- когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным;
- если поставленная нами задача слишком трудна;
- когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка.
Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.
Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя
В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.
В работе со списками будьте реалистичны, гибки и понимайте ситуацию
Помните, что порой тщательно разработанные планы рушатся по непредвиденным причинам: вы на несколько часов застреваете на телефонных переговорах; вас вызывают на незапланированное совещание; ваш ребенок заболевает, и вам необходимо забрать его из школы; у вашей машины спустило колесо, в результате срывается важная служебная поездка и т. д. Всего предусмотреть нельзя. Поэтому старайтесь всегда, когда по объективным причинам не удается завершить дела из вашего списка в данный конкретный день, сохранять здравый взгляд, гибкость и понимание ситуации. Придерживайтесь приоритетов, расставленных в ваших списках. Если вы не успеваете сделать всё, попытайтесь выполнить хотя бы первоочередные пункты. И помните: завтра будет новый день!
Немного о том, что не входит в списки ваших дел
Разумеется, всем нам нужны перерывы на отдых в течение рабочего дня. Но между продуктивным отдыхом и непродуктивными тратами времени есть очень расплывчатая грань. Если вы почувствуете, что в ходе рабочего дня неэффективно тратите время, проследите, сколько вы теряете. Отметьте для себя, сколько времени уходит на личные звонки, блуждание в интернете, социальных сетях, просмотр телепрограмм или не вызванные служебной необходимостью встречи с коллегами. Потом решите для себя, сколько такого времени вы готовы отдать на увеличение производительности и сколько вам необходимо для отдыха. Затем попытайтесь планировать перерывы так, чтобы они не были случайными, а подчинялись системе, где четко определено время их начала и окончания. Все это поможет вам сократить непроизводственные временные потери.
Наверное, вы уже составляете списки дел, чтобы не забыть ничего важного. Но всегда ли у вас хватает времени на то, чтобы выполнить все дела из списка?
Мы собрали для вас 12 советов, как правильно планировать свой день, тем самым увеличивая продуктивность и используя свое время по максимуму.
1) Пользуйтесь приложением
Хотя некоторые из нас предпочитают по старинке пользоваться ежедневником или клеить записки на монитор, такой список сложно все время держать под рукой. К тому же, ежедневник можно случайно оставить дома и из-за этого забыть что-то важное.
Большинство приложений-менеджеров задач могут синхронизироваться на всех ваших устройствах, так что у вас всегда будет доступ к списку дел: не только на рабочем месте, но и во время командировки, или на совещании.
На рынке приложений есть множество менеджеров задач с разным набором функций и интерфейсом, так что вы можете выбрать приложение по вкусу. Возможно, вам приглянется что-то из списка 9 лучших менеджеров задач по версии Forbes . Среди них есть как платные, так и бесплатные приложения, так что обратите внимание на описания и скриншоты.
Лично нам нравится Todoist из-за его простого и понятного интерфейса.
2) Планируйте свой день заранее
Планы на следующий день лучше всего составлять накануне вечером. Благодаря этому вы прямо с утра можете приступить к выполнению задач, не тратя лишнее время на размышления и расстановку приоритетов, и так список невыполненных задач будет сокращаться быстрее.
Попробуйте каждый вечер выделять 10 минут на то, чтобы распланировать завтрашний день. Используйте календарь или планировщик и выделите достаточно времени на каждую задачу. Если времени на все задачи не хватает, пересмотрите ваш список и расставьте приоритеты заново.
Не лишним будет в течение дня делать пометки о том, что вы хотите сделать завтра. Вечером рассортируйте эти заметки и добавьте их в календарь.
3) Разделяйте работу и личную жизнь.
В мире современных технологий разделять работу и личную жизнь бывает сложно, так что очень важно найти баланс. Не очень-то полезно во время работы волноваться о том, что нужно отвезти кота к ветеринару или забрать пуховик из химчистки, равно как и во время ужина с семьей или друзьями не совсем уместно думать о маркетинговых кампаниях или той презентации, которую вам нужно провести в понедельник. Из-за этого ваша производительность и сосредоточенность может снижаться, а уровень стресса - повышаться.
Разделяйте личные и рабочие задачи в вашем списке дел. Во многих менеджерах задач можно создавать отдельные списки, но если вы продолжаете невольно заглядывать в рабочий список дома или в личный список на работе, можете попробовать разные приложения.
4) Составьте список того, чего делать не нужно
Если вам часто не хватает времени на выполнение всех задач из списка дел, попробуйте составить список того, чего делать не нужно. Проанализируйте всё то, чем вы занимаетесь, и попробуйте отказаться от вещей, которые не приносят особой пользы.
Задайте себе несколько вопросов о том, как вы проводите время на работе. На что вы тратите больше всего времени? Как определенные вещи меняют вашу жизнь? Полезны ли эти вещи для вашей карьеры? А для личной жизни? Составьте список вещей, которые не приносят пользы, не реализуемы или просто зря отнимают ваше время.
Например:
Не назначайте встречи с каждым, кто об этом просит
Не делайте вручную то, что можно автоматизировать
Не тратьте много времени на мелочи (вроде выбора подходящего шрифта для заголовка)
Создание такого списка - это хорошее психологическое упражнение, которое поможет вам избавиться от вещей, расходующих ваше время и отвлекающих ваше внимание. Конечно, такой список не нужно составлять регулярно - достаточно обновлять его пару раз в год.
Если у вас пока нет вдохновения, можете переписать в свой список несколько пунктов отсюда или отсюда .
5) Сделайте ваш список дел доступным для других
Для этого есть несколько причин. Во-первых, так вы будете более ответственны. Если вы знаете, что у ваших коллег или знакомых есть доступ к списку ваших дел, вы, скорее всего, будете стараться лучше расставлять приоритеты и ставить реалистичные цели. Также это будет мотивировать вас на выполнение планов в обещанный срок.
Во-вторых, это необходимо в случае, если вы работаете над одной задачей с вашим деловым партнером или командой. Некоторые приложения (мы в Чатре используем Asana , но Basecamp тоже отличный инструмент) позволяют вам разделять задачи на подзадачи, и каждую подзадачу назначать нужному человеку. Благодаря таким приложениям вы можете держать коллег в курсе вашего прогресса, а также оставлять комментарии, если вам нужно что-то обсудить или уточнить.
6) Резервируйте время в календаре
Если вы пользуетесь приложением, которое позволяет вашим коллегам или клиентам получать доступ к вашему календарю, а также дает им возможность добавлять в него задачи или назначать встречи, вам стоит резервировать блоки времени, во время которых вы сможете заняться делами, не отвлекаясь ни на что другое.
Нужно набросать план речи? Зарезервируйте несколько часов после обеда или с утра. Предстоит встреча с важным клиентом, и хотите заранее уточнить некоторую информацию? Зарезервируйте полчаса перед встречей.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja , однажды зарезервировал почти половину времени в своем календаре в Outlook и в каждый блок поставил задачу, которую ему нужно было выполнить. В результате неделя оказалась невероятно продуктивной. Благодаря резервированию времени он избежал приглашений на спонтанные совещания, смог выполнить свои обязательства и не позволил другим его отвлекать.
Совет от Time Management Ninja: используйте только один календарь. Можно использовать разные цвета для личных и рабочих задач, но календарь должен быть только один, если вы не хотите упустить что-нибудь важное.
7) Группируйте задачи
Мультизадачность - это миф . Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.
Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни - скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.
Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь - помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.
Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:
- Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
- Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
- Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
- Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
- Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.
8) Назначайте срок исполнения задачи
У вас бывало такое, что у какой-то важной задачи не было конкретных временных рамок, и вы откладывали ее «на потом» до тех пор, пока задача не стала срочной?
Ставьте сроки исполнения для каждой задачи в вашем списке дел, особенно для важных задач. Постарайтесь назначать конкретные даты, потому что, продлив время исполнения однажды, вы, скорее всего, продлите его снова. Все сроки лучше сохранять в одном месте. Здесь вам пригодятся менеджеры задач - почти у всех подобных приложений есть возможность сортировки по срокам исполнения, благодаря чему вам будет легче расставлять приоритеты.
Разбивка задач на подзадачи тут тоже пригодится, потому что вы сможете обозначить сроки исполнения для каждой подзадачи, и благодаря этому вы более четко сможете осознавать, какие шаги вам нужно предпринять для достижения цели. Даже если у вас и не получится исполнить задачу в срок, учитесь на своих ошибках и избегайте подобного в будущем.
9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией
Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.
Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть - некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:
RescueTime - это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах - это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme .
Go F*cking Work - это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.
Freedom - это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период
Productivity Owl - еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.
Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.
10) Попробуйте технику помидора
Технику помидора (Pomodoro) придумал Франческо Чирилло в начале 90х. Техника получила такое название из-за того, что Франческо, на тот момент студент итальянского университета, пользовался таймером в виде помидора для отслеживания своей работы. Метод довольно прост: когда у вас есть задача или серия задач, вам нужно разбить работу на короткие отрезки времени (25 минут), разделенные небольшими паузами (5 минут). Такие отрезки называются «помидорами».
Запустите таймер или используйте специальное приложение и на 25 минут полностью погрузитесь в работу над задачей. Постарайтесь не отвлекаться на звонки или оповещения. Если вы вдруг вспомните, что вам нужно сделать что-то еще, запишите это на листке бумаги и продолжите работать. Когда таймер отсчитает 25 минут и подаст сигнал, сделайте паузу - разомнитесь, заварите себе чашечку кофе, помедитируйте или сделайте еще что-нибудь расслабляющее, не связанное с работой. И начните новый «помидор». После каждых 4 «помидоров» делайте большую паузу в 20-30 минут.
Нам нравится приложение Pomotodo , но вы можете использовать другое приложение, которое вам больше понравится. Их довольно много - от простых таймеров для браузера или телефона до специализированных инструментов.
У этой техники есть много преимуществ. Во-первых, она наглядно демонстрирует, сколько времени и усилий требуется на определенную задачу, так что вы сможете примерно представлять, сколько «помидоров» займет похожая задача. Во-вторых, так вы будете меньше отвлекаться - редкое сообщение бывает настолько важным, что не может подождать 25 минут.
Также благодаря технике помидора повышается качество вашей работы - обычно во время одного «помидора» вы работаете над одной задачей, и у вас, скорее всего, останется дополнительное время на то, чтобы проверить ошибки и «прилизать» работу. К тому же, если вы регулярно будете разделять свое рабочее время на «помидоры», это войдет в привычку, и вам гораздо легче будет придерживаться сроков и выполнять всё вовремя.
11) Награждайте себя за выполнение задач
Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!
Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.
Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе - отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно - например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.
12) Контролируйте температуру в помещении
Исследование показывает, что температура воздуха в офисе влияет на нашу продуктивность. Работники, которым приходилось работать в холодном помещении, делали на 44% больше ошибок, а их продуктивность сократилась почти вдвое.
К тому же, мерзнущие работники постоянно отвлекались, а их производительность каждый час снижалась на дополнительные 10%. Когда нам холодно, мы тратим энергию на обогрев тела, так что на концентрацию, понимание и вдохновение энергии остается меньше.
Негативно влияет на продуктивность и жара, ведь тогда организм задействует дополнительные ресурсы на поддержание теплового баланса.
Если у вас есть такая возможность, постарайтесь поддерживать в офисе температуру в районе 22 градусов, ну и не забывайте про хорошую вентиляцию и уровень влажности.
Вы можете не любить планирование, зато его любит ваш мозг. И хотя здесь есть свои плюсы, списки дел (to-do листы) - палка о двух концах. Часто они выбивают из колеи, обескураживают и снижают нашу продуктивность, хотя все должно быть наоборот. FastCompany дает советы, как составлять списки дел, чтобы они были полезны и обеспечивали удовольствие от работы.
Почему от составления списков портится настроение?
Большая часть списков - это длиннющие перечни невероятно скучных заданий. Если вы заполняете рабочий календарь повседневными задачами, с высокой вероятностью вы только ими и будете заниматься. Звучит не так плохо - разве не для этого составляются списки дел?
Нравится нам или нет, некоторые вещи, которые нужно делать, нудны, скучны и утомительны. И если ежедневно на вас сыплются напоминания только о самых неприятных рабочих обязанностях, ваша мотивация со временем улетучится.
Как получать удовольствие от списков дел?
На самом деле, планирование - лучший способ получить побольше удовольствия от работы. Исследования показывают, что люди, которые считают работу своим призванием, испытывают куда больше удовольствия, чем те, кто воспринимает работу не иначе как набор рутинных задач. Другими словами, важно ощущение осмысленности, и грамотно составленный список дел здесь неплохо помогает. Ощущать работу своим призванием можно, когда вы каждый день, каждую неделю и месяц ясно видите значимость собственного вклада.
Для этого нужно, чтобы еженедельнике находилось место для планирования работы над важными лично для вас задачами. Над теми вещами, которые позволяют сделать реальный вклад в общее дело, и именно такой, какой вам хотелось бы.
Конечно, придется приложить усилия. Большинство из нас не умеет продвигаться к выполнению самых важных целей в текущем режиме. Скорее наоборот, самое важное постоянно все время ускользает, выполнение срочных повседневных задач поглощает нас полностью. Вы можете очень хотеть повышения, желать закончить большой проект или улучшить жизнь клиентов, но такие задачи мало кто включает в список дел. Далеко не всегда понятно, какие именно шаги нужно предпринять для их выполнения.
К счастью, составление правильного списка дел помогает разбить процесс достижения комплексной цели на отдельные вполне понятные и преодолимые этапы. Достаточно на некоторое время сделать паузу и немного подумать. В следующий раз, формируя список дел, сделайте осознанное усилие и прикиньте, где именно в расписании на следующую неделю найдется место для таких задач. Придется идти на компромиссы, отложить иди делегировать рутину, но в этом и суть.
Как только вы вычислите постоянно повторяющиеся задачи, мешающие продвигаться в тех областях, которые по-настоящему радуют, вы постепенно начнете находить время на важные вещи (и, возможно, даже научитесь делегировать задачи, которые можно передать). Как только вы станете лучше планировать ту часть работы, что вам нравится, вы начнете лучше относиться даже к самым скучным задачам из вашего списка дел.
Список дел с искусственным интеллектом победит прокрастинацию
За счет встроенного искусственного интеллекта приложение для управления задачами Todoist помогает людям научиться не срывать самостоятельно установленные дедлайны.
Функция "Умное расписание" автоматически предлагает крайнюю дату исполнения задачи, основываясь на привычках пользователя, текущей загруженности и типе задания. Например, планировщик постарается не добавлять больше задач в день, который и так чрезмерно загружен, и будет придерживаться нормальных для пользователя часов активности при назначении дедлайнов. Планировщик умеет определять сложность по названию каждого задания. Так, он поставит задаче "пофиксить баг" больший приоритет, чем задача "прочитать книгу". Заодно решит, на какой день недели ее стоит отнести - на будний или на выходной.
"Умное расписание" работает как с новыми задачами, так и с просроченными. Просроченные задачи можно переносить сразу группами. Смысл в том, чтобы пользователи устанавливали дедлайны, которые они в состоянии соблюдать, а не сдвигали их раз за разом.
На пути к более умным программам
Сегодня весь имеющийся софт не слишком "умный", скорее даже "глупый", он требует, чтобы вы делали всю работу сами. В Doist, компании, которая разрабатывает приложение Todoist, внимательно проанализировали поведение пользователей и обнаружили, что самая большая их проблема - прокрастинация. Примерно у 70% активных пользователей Todoist есть хотя бы одна просроченная задача. А среди них есть своя подкатегория "сноуболлеров", у которых отложенные задачи копятся до тех пор, пока всё не выходит из-под контроля.
Для того чтобы помочь людям с с соблюдением дедлайнов, Doist дала пользователям возможность устанавливать ежедневные и еженедельные цели по выполнению определенного количества задач. Планировщик установит дедлайны соответственно целям, а пользователь затем может сам оценить свою успешность.
Как и любому другому приложению, построенному на машинном обучении, Todoist нужно много данных для построения достоверных прогнозов и точных дат дедлайнов. У Doist пока недостаточно сведений, с которыми можно работать, так как эта функция тестируется в ограниченной бета-версии. Разработчики надеются, что пользователи смогут полагаться на определяемые алгоритмом даты как минимум в 80% случаев.
Несколько умных приемов, помогающих усилить этот очень важный для вашей продуктивности инструмент.
Фото: Rob and Stephanie Levy/FlickrНесколько умных приемов, помогающих усилить этот очень важный для вашей продуктивности инструмент, вывела автор Lifehacker Мелани Пиньола.
1. Разделите список на три части: «обязательно», «нужно» и «хочется»
Начните составлять список с трех пунктов: 1) что вы должны сделать (безотлагательное и важное); 2) что сделать желательно (это важно для ваших долгосрочных целей); 3) что вы по-настоящему хотите сделать. Это поможет соблюсти баланс между краткосрочными и долгосрочными целями и включить в список что-то, что вас радует.
2. Ведите отдельные списки в электронном виде и на бумаге
Все мы хотим забыть о бумаге, но если вы заведете отдельный бумажный список дел, он дополнит тот, что вы ведете на компьютере. В цифровой список можно сваливать вообще все важные для вас дела, а бумажный тогда будет списком дел на каждый день. Это поможет сосредоточиться и не перегружаться.
3. Правило 1-3-5
Не делайте список слишком длинным. В повседневном списке стремитесь к такой структуре: одно большое дело, три средних и пять маленьких, которые вы можете выполнить за день. Альтернативой может служить правило 3+2: три больших и два маленьких дела.
4. Удаляйте все и переписывайте список
Со списком дел трудно управляться, если в нем есть задачи, которые вам, может, вообще не понадобиться выполнять. Чтобы не тратить время зря, пересматривайте свои обязательства: ежедневно пишите новый список (можно опираться на предыдущий) и включайте в него только то, что нужно сделать, а не то, что вы хотели бы сделать. Иначе он превратится не то в список ваших мечтаний, не то в кладбище для задач.
5. Превратите свой список дел в историю
Мысленно представьте себе свой список и превратите свой план действий в историю, в рассказ о своем дне. Эта техника не только мотивирует закончить дела, но и укрепит память и привнесет больше осмысленности в ваш график.
6. Заведите отдельный список мелких дел
Даже когда список дел хорошо организован и в нем правильно раставлены приорететы, все равно нас периодически настигает прокрастинация. На такие моменты, когда у вас недостаточно энергиии, стоит завести отдельный список дел, которые «хорошо было бы сделать». Это дела, которые можно сделать в любом настроении — навести порядок на столе или почитать профессиональные журналы.
7. Вычеркните одно дело
Иногда нужно просто сказать нет. Когда задач слишком много, нам не хватает пространства для креативности, отдыха или просто для размышлений. Если ваш список выглядит загроможденным и переполненным, не стесняйтесь удалить какое-нибудь из своих обязательств.
8. Добавляйте приятные задачи для дополнительной мотивации
Всегда хорошо, когда вас что-то подталкивает закончить дела. Таким импульсом может быть поощрение: например, если вы выполнили 10 самых важных дел, можно вздремнуть минут десять. Можно отсортировать задачи в списке, привязав к каждой что-то приятное или какую-то награду. Это лучше мотивирует.
9. Метод Уоррена Баффета
Хотите по-настоящему расставить приоритеты? Следуйте советам Уоррена Баффета: запишите топ-25 вещей, которые вы хотите сделать в будущем. Затем выберите 5 самых важных, а остальные добавьте в список «избегать любой ценой». И все ваши дела в каждодневном списке должны быть как-то связаны с пунктами из топ-5.
10. Вместо списка составьте расписание
Список дел позволяет отслеживать дела, которые нам нужно сделать, но незавершенные задачи в длинном списке мучают нас и делают несчастливыми. Может быть, тогда вместо списка стоит запрограммировать все свои задачи и с помощью сервиса вроде FollowUp.cc организовать напоминания по электронной почте. Наличие дедлайнов помогает больше успевать (ведь в этом основной смысл списка). Некоторым людям проще справляться с делами, когда над ними не довлеет список.
Оригинал . Перевела Елена Ширикова