Что такое дедлайн и как его пережить. Продемонстрируйте профессионализм и уважение

Это случается с лучшими из нас по разным причинам. Возможно, вы не получили вовремя аналитику от своих коллег. Или не рассчитали время, затрачиваемое на дизайн. А может быть “щедрый четверг” в ресторане любителей тако превратился в “день необузданного обжорства”, который вы ни в жизнь не могли бы пропустить! Что бы там ни было, вы уже поняли, что дедлайн провален. И ни ваш босс, ни ваши клиенты не будут рады об этом узнать. Внимание, вопрос: что делать? Колумнист Mashable Эдриан Гранцелла Ларссен знает ответ.

Как писатель и как редактор я, к сожалению, успел побывать по обе стороны этих баррикад. И изучил несколько трюков, которые в таких непростых ситуациях позволят сохранить ваши отношения со второй стороной и свести негатив к минимуму.

Сообщите, что не укладываетесь в сроки, как можно раньше

Нет ничего более повергающего в ярость (я уж не говорю о непрофессионализме), чем фраза: “Упс, я не успел, а сегодня дедлайн. Давайте передвинем его на следующую неделю”.

Конечно, могут быть смягчающие обстоятельства. Например, вы отравились тако и не смогли выйти на работу, чтобы закончить проект. Но в любом случае, вы должны как можно раньше дать людям знать, что не успеваете с работой, от которой они зависят. Им будет гораздо проще с этим смириться, если вы преподнесете дилемму как-то так: “Я зарылся в проект и понял, что сбор данных займет немного больше времени, чем я рассчитывал. Могу я продлить дедлайн с этой пятницы до следующей?”. Кроме того, часто люди и сами рады передвинуть дедлайн. Если их заблаговременно предупредить.

Объяснитесь. Кратко

Если вы профессионал, вы должны объяснить, по каким причинам не укладываетесь в сроки. Конечно, далеко не всегда дедлайны поставлены справедливо – иногда в контракте у клиента указаны несколько иные сроки, чем те, которые назывались в отчете вашего коллеги, который он обещали отдать вам “в течение следующей недели” – поэтому и объяснения могут быть разными. Но неизменным остается необходимость кратко изложить, почему процесс растянулся во времени больше, чем предполагалось изначально. При этом важно никого не обвинять и не ныть о своей усопшей собаке, сломанном компьютере или бесконечном списке рутинных задач.

Достаточно предоставить вполне типичное в таких случаях объяснение: “К сожалению, я столкнулся в процессе с непредвиденными нюансами в программном обеспечении”. Это значит, что вы сделаете себе хорошее одолжение, если…

Предложите бонус

Одна из моих самых любимых авторов также предлагает одну из моих самых любимых стратегий провали-дедлайн-и-выживи. Она предлагает мне выбор: либо ее бюст превратит “не вовремя” в “вовремя”, либо я сжалюсь и продлю ей дедлайн. “На экваторе проекта я поняла, что на него уйдет немного больше времени. Если я сдам его завтра, это сильно расстроит планы? Если да, то я разобьюсь в лепешку, но сдам его сегодня до ночи. А нет, так буду очень признательна, если вы разрешите закончить завтра”. Как правило, я даже счастлив поддаться на ее уговоры.

Вы можете использовать тот же прием, но в несколько ином ключе. Например: “Я буду счастлив сдать вам страницы отчета с первой по шестую уже сегодня. Или же, если дело терпит, то предоставлю завтра сразу все 10”.

Если же вы реально ставите кого-то в сложную ситуацию своим опозданием, подумайте, что вы можете предложить этому человеку взамен, чтобы нивелировать негатив. У меня были авторы, которые обещали мне два материала вместо одного, если я дам им больше времени. Если же вам приходится отчитываться перед клиентом, предложите ему скидку за ожидание или услугу/продукт в подарок. Вы можете подставить человека, но если дадите что-то взамен, то оставите о себе хорошее впечатление.

Продемонстрируйте профессионализм и уважение

Если вы когда-нибудь косячили со сроками, то вы, должно быть, знаете, как сложно выразить словами благодарность за то, что вам дают еще немного времени. “Я очень это ценю! Такое больше не повторится!”, – говорите вы, зная, что еще как повторится.

Даже если вы не смогли уложиться в сроки, дайте людям знать, когда они смогут получить законченную работу. Вместо “Вы не могли бы продлить срок?” скажите: “Ничего, если я сдам проект к четвергу? Он будет у вас на почте до обеда”. Но только лучше вам быть уверенными, что так оно и будет. Если, конечно, вы хотите, чтобы люди не потеряли к вам доверие, как к профессионалу.

Не привыкайте

Пожалуй, лучший совет для всех – не привыкать пропускать дедлайны. Когда мой всегда такой надежный сотрудник просит отсрочить сдачу материала, я не имею ничего против. Когда же человек обращается с такой просьбой регулярно, с каждым разом мне все тяжелее ее выполнить.

Ставьте себе выполнимые дедлайны, если делаете это сами. На случай, если нет, у меня есть трюк, который всегда помогает. В своем ежедневнике я пишу напоминание о сдаче проекта на пару дней раньше срока. Мозг быстро абстрагируется и запоминает эту дату как реальный дедлайн, поэтому даже если я не уложился – у меня есть несколько дней, чтобы поправить ситуацию.

Очередное обновление для GTA Online превратит улицы Лос-Сантоса в арену для стильного электронного побоища. В новом режиме противоборства, озаглавленном «Дедлайн» , вы сможете разогнаться до гиперскорости на футуристическом Nagasaki Shotaro и уничтожить врагов при помощи светового следа. Мы предлагаем вам посмотреть трейлер этого режима и почитать подробнее о новых материалах, в том числе об особых бонусах, которые будут доступны в GTA Online с сегодняшнего дня и по 21 ноября включительно.

НОВОЕ ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО: NAGASAKI SHOTARO

Озарите ночные улицы, поддав газу на умопомрачительно скоростном Nagasaki Shotaro! У этого мотоцикла настолько мощный аккумулятор, что им можно питать энергосеть всего Лос-Сантоса, выглядит он словно концептуальный прототип из модного автосалона, и ощущения от езды на нем – просто ни с чем не сравнимые. После того как вы опробуете Shotaro в новом режиме противоборства «Дедлайн», эту модель можно будет приобрести в Legendary Motorsport. Костюмы «Дедлайн» можно будет приобрести в любом магазине одежды. Кроме того, в гардеробе всех гордых владельцев Shotaro появится футболка с логотипом Nagasaki, которая будет доступна в течение ограниченного срока.

ДЕДЛАЙН

В режиме «Дедлайн» могут состязаться до четырех игроков. Каждый управляет байком Shotaro определенного цвета, и за каждым по арене тянется световой след. Если кто-то из игроков коснется этого следа, последует немедленный взрыв. Вам нужно расчетливо маневрировать, перекрывая путь другим гонщикам, и пользоваться стратегическими бонусами: «Ускорение» позволяет вырваться вперед и подрезать конкурентов, «Замедление» замедляет время, облегчая выбор маршрута, а с помощью «Прыжка» можно перепрыгнуть чужой след. До 21 ноября за все игры в этом режиме вы будете получать вдвое больше долларов GTA и RP.

ФУТБОЛКИ И ДРУГИЕ БОНУСЫ

Ощущаете прилив гордости при покупке нового байка? Не сдерживайте себя: блесните перед соперниками футболкой с логотипом Nagasaki, которую получают все покупатели Nagasaki Shotaro.

В дополнение к двойным выплатам в долларах GTA и RP за игры в режиме «Дедлайн» вам будет доступна скидка 25% на сырье для байкерских предприятий, а также вы получите на 50% больше долларов GTA и в два раза больше RP за успешную продажу товара. Кроме того, с сегодняшнего дня и по 21 ноября включительно будут действовать скидки на некоторое оружие и транспорт.

Недвижимость

Предприятия байкеров – 25%

Транспорт

Karin Technical – 25% (выполнять ограбление не требуется)
Savage – 25% (выполнять ограбление не требуется)
MTL Brickade – 50%

Оружие

Патроны – 25%
Метательное оружие и взрывчатка – 25%
Бронежилеты – 25%
Барабанные и коробчатые магазины – 25%

Наденьте спортивный костюм и испытайте свою двухколесную ракету, промчавшись по шоссе Ла-Пуэрта и докам Лос-Сантоса в каскадерской гонке «Над мостом» (только для мотоциклов). Как всегда, все участники получат втрое больше RP, а первую тройку ждут щедрые выплаты в долларах GTA.

Deadline (англ.) - последний срок. Дедлайн - это та черта, после которой поздно пытаться что-то сделать, успеть, решить и исправить. Дедлайн - это Рубикон, перейдя который, уже невозможно увидеть, что было позади. Числа - главная сила дэдлайна. Восьмое марта - дэдлайн для всех мужчин. Первое сентября - дэдлайн для всех учащихся. Четырнадцатого ноября - дэдлайн для незадачливого дизайнера, который тянул со сдачей работы для календаря. 31 декабря - дэдлайн для целого года…

Приближение дедлайна - совершенно особое состояние, знакомое каждому офисному работнику. Да, собственно, не только офисному, и не только работнику: впервые с такой особенностью нашей цивилизации как «дедлайн» мы встречаемся еще на студенческой или даже школьной скамье. Многие помнят эти ощущения неизбежной бессонной ночи и состояние обреченного стресса. Работу сделать, кажется, невозможно, но не сделать - тоже нельзя. И делали! Скорее всего 90% процентов курсовых, дипломов и рефератов пишутся именно в последние 1-2 дня перед дедлайном. Дедлайн заложен в базовую модель всех современных трудовых процессов. Наша работа - это унылое «тление» энергетической и психической энергии, прерываемое краткими вспышками дедлайнов. Дедлайн (англ. dead-line) - это «мертвая линия». Таким образом выражена финальность, неизбежность и окончательность этого поставленного кем-то крайнего срока. Есть люди, которые патологически боятся дедлайнов, для которых пересечь заветную черту так же трудно, как «мертвую зону» на заминированной прифронтовой полосе. Другие - стремятся постоянно «бежать впереди паровоза», и не могут работать в ритме большинства членов команды. Патологическое отношение к дедлайну - вещь чрезвычайно распространенная среди офисных работников. HEADHUNTER::Magazine пытается разобраться в некоторых особенностях «дедлайновой» психологии.

Истоки страха перед дедлайном

Для начала - несколько цифр. По словам кандидата психологических наук Тимофея Нестика, примерно 20% офисных работников - хронические тянульщики, или, по-научному, прокрастинаторы. Прокрастинатор - это человек, склонный искусственно затягивать выполнение работы и постоянно откладывать дела «на потом». Именно такие люди обычно делают всю работу накануне дедлайна. 10% тянульщиков, по оценкам американских психологов, - это так называемые arousal procrastinators, тянульщинки от возбуждения. Эти сотрудники откладывают работу на последний момент, потому что им проще работать в состоянии стресса как необходимом источнике психической энергии, как горючем в их психосоматическом моторе. Для таких людей нет стресса - нет работы.

Другую половину тянульщиков отличает низкая самооценка и внешний локус контроля. Такие люди внутренне не уверены в своей профессиональной пригодности для занимаемой должности и чрезвычайно боятся низкой оценки со стороны руководителя. У них очень высокий уровень невротизма, они склонны винить в своих неудачах внешние обстоятельства. Этот тип называют избегающими прокрастинаторами. Помимо этого, выделяют несколько промежуточных типов.

Всем прокрастинаторам свойственны тревожность, депрессивное состояние, низкая самооценка. Они очень импульсивны. В целом, причина «сдвинутого» поведения человека в преддверии дедлайна - не просто неумение организовывать свою работу и планировать время, а более глубокие, личностные особенности.

Полиактивность и моноактивность

Одна из причин, видимо, заключается в том, что одни люди полиактивны, а другие - моноактивны. Одни - склонны выполнять несколько дел одновременно и живут как бы в нескольких временных ритмах. Другие - могут эффективно выполнять только одно дело. Другие два показателя, по которым различаются большинство людей, - это степень ориентации на будущее. Одни - живут сегодняшним днем, другие - строят далеко идущие планы на будущее. По этим двум шкалам Тимофей Нестик выделяет 4 типа сотрудников по их отношению к дедлайну.

1) Коммуникаторы ориентированы на настоящее, а не на будущее, и на одновременное выполнение как можно большого количества дел. Для них важен успех всего проекта, а не отдельной задачи, процесс движения к цели, а не поэтапное достижение локальных результатов. Такие люди обычно не очень следят за дедлайнами и могут оказаться в положении, когда всю работу придется доделывать в короткий срок.

2) Визионеры отличаются высокой ориентацией на будущее. При этом они полиактивны и могут делать много дел одновременно. Для них важно не соблюдение сроков, а конечная цель. Здесь тоже есть опасность забыть о текущих делах под влиянием увлеченности мыслью об окончательном результате.

3) Стратеги очень серьезно относятся к срокам. Они моноактивны и ориентированы на будущее. Они постоянно сверяют реальное движение с графиком. Если сравнить проект с поездом, который движется к цели, то можно сказать, что стратеги смотрят на карту, а не в окно. Им легче ориентироваться в утвержденных планах, чем в реальных событиях. Стратеги не могут быстро подстроится под перемены. Им легко спланировать проект, но трудно проконтролировать выполнение сроков всеми участниками.

4) Гонщики монокативны и ориентированы на настоящее. Продолжая нашу метафору, можно сказать, что, в отличие от стратегов, гонщики как раз «смотрят в окно движущегося поезда», следят за реальными процессами. При этом они не видят конечной цели, поэтому им кажется, что нужно как можно быстрее сделать первую задачу, чтобы начать вторую.

Основные конфликты в ходе работы возникают, как правило, между визионерами и гонщиками, или между коммуникаторами и стратегами, так как эти типы по ключевым параметрам наиболее резко отличаются друг от друга. Интересно, что полиактивность или моноактивность свойственны не только отдельным сотрудникам, но и целым культурам. Так, протестантские страны Северной Европы обычно моноактивны и, соответственно, склонны к планированию сроков и пунктуальности. Крайний полис полиактивности - арабы и латиноамериканцы. Считается, что русские тяготеют к полиактивному полюсу, так что некоторая импульсивность и не слишком высокая пунктуальность глубоко заложены в наших культурных, а то и биологических, «генах». Способ, при помощи которого национальные традиции образования формируют определенное отношение к дедлайнам, я попробую показать ниже на более конкретных примерах.

Хочется оговориться, что все вышеперечисленные типы являются нормальными, однако они должны играть разную роль в команде. Одни хорошо показывают себя в условиях спокойной работы, другие - в условиях стресса. В любом проекте всегда наступает момент, когда начинают «давить» сроки, тогда и происходит смена ролей. На первый план выходят сотрудники, способные эффективнее работать в условиях стресса. Патология возникает, если человек постоянно вынужден работать в несвойственном для него временном ритме, или если он представляет пример гипертрофированного развития черт какого-то одного психологического типа.

Типы «времяголиков»

Американский психолог-консультант Стивен Берглас придумал особый термин для патологической неспособности соблюдать установленные сроки - chronic timeabuse, хроническая времязависимость. По словам Бергласа, существует 4 типа «времяголиков»:

1) Торопыги часто рассматриваются руководством как идеальные сотрудники. Этот тип примерно соответствует гонщикам предыдущей классификации. Они зачастую выполняют работу раньше срока и не нуждаются в особом контроле. В то же время, торопыги обычно асоциальны, работая в команде, они быстро выполняют свою часть проекта, а затем переходят к чему-нибудь другому. Когда кто-то нуждается в их помощи, торопыги ведут себя так, как будто работа других сотрудников или группы в целом их совершенно не касается. Таким образом, они не только вызывают гнев менее расторопных индивидов тем, что выбиваются из общей массы, но и вполне прагматически не могут справиться со своими обязанностями, если речь идет о коллективной работе.

2) Любители нравиться все время берут на себя чужую работу, в результате постоянно запаздывая с выполнением собственных заданий.

3) Перфекционисты постоянно неудовлетворены качеством своей работы, стремятся сделать ее идеально. Как правило, это индивиды нарциссического склада с патологическим страхом перед чужой оценкой (мы уже писали об этом психологическом типе в статье «Что делать, если ваш начальник - психопат?»). Они все время стремятся оттянуть момент оценки, пытаясь довести продукт своего труда до невозможного совершенства.

4) Тянульщики - это уже описанный нами тип сотрудников с низкой самооценкой и повышенным вниманием к внешним авторитетам.

Как это лечится?

Для разных психологических типов консультанты рекомендуют разные способы «лечения». Тянульщикам с их патологическим страхом перед низкой оценкой Берглас рекомендует говорить, что результат проделанной ими работы будет оцениваться в достаточно отдаленном будущем. Зная, что страшный момент откладывается и не наступит немедленно, тянульщик сможет гораздо легче справиться со своим страхом.

Для торопыг рекомендуется использовать их навязчивое стремление получать похвалы начальства. Такого сотрудника можно назначить начальником небольшой группы и формально предоставить ему руководящие полномочия, но сделать так, чтобы фактически его работа требовала постоянного согласования и общения с коллегами. Тогда он будет воспринимать коллективную работу и социализацию как свою должностную обязанность и, стремясь заслужить начальственную похвалу, относиться к ней с обычным рвением.

Для любителей нравится будет полезной какая-то форма персонального тренинга, который научил бы их лучше понимать границы своей работоспособности и ограничивать собственное стремление брать на себя все больше и больше. Руководителю необходимо постоянно интересоваться у такого сотрудника, что именно он делает и для кого.

Самая изощренная техника лечения из рекомендованных Бергласом - это метод «коррекции» для перфекционистов. Этот метод в психиатрии называется «погружением» и применяется к больным гермафобией, патологическим страхом заражения или инфекции. Таких больных психиатры специально окружают предметами, вызывающими у них страх инфицирования, заставляя их понять, что они вполне могут выжить в такой «заразной» обстановке. Точно так же с перфекционистами: чтобы помочь смириться с тем, что результат их труда будут оценивать другие, перед предоставлением работы руководству таких сотрудников необходимо убедить показать ее как можно большему числу коллег.

Тимофей Нестик рекомендует всем прокрастинаторам использовать метод выгрызания приятного: в любой задачке искать что-то привлекательное и стремиться сделать это в первую очередь. Еще один способ помощи - искусственные ритмоводители, какая-то форма внешних сигналов, которые напоминали бы о времени. Однако самое важное - это, пожалуй, понять причину своего страха перед дедлайном, вывести его из «серой зоны» личности. Известно, что любой иррациональный страх уменьшается, если с нами находится кто-то рядом. Поэтому лучше всего обратиться за поддержкой коллег или даже руководителей. Если тянульщик будет постоянно обсуждать ход выполнения работы с кем-то из коллег, он никогда не останется один на один с дедлайном и с собственным страхом перед ним.

Руслан Ильясов, директор по персоналу российского подраздления компании Alcoa, полагает, что хорошим средством против «времязависимости» является налаженная система контроля посредством отчетности. По своему собственному армейскому опыту он вспоминает, что в армии наказывают не только за то, что проект не сделан или сделан плохо, но и за то, что военнослужащий своевременно не доложил об этом начальству. От своих сотрудников он требует, чтобы они по собственной инициативе приходили к нему и постоянно информировали о ходе выполнения работы в текущем режиме. Этот способ контроля уменьшает риск срыва дедлайна или выполнения работы в последний момент.

Григорий Трусов, президент консалтинговой компании «Контакт-эксперт», имеет собственный метод работы с тянульщиками. Как правило, он искусственно сдвигает сроки, выставляя фиктивный дедлайн, чтобы хронический тянульщик в конечном счете сделал работу к реальному сроку. Еще один метод - искусственное создание авральной атмосферы, выставление промежуточных, часто фиктивных, дедлайнов. Поскольку тянульщики чрезвычайно чувствительны к внешней оценке важности своей работы, важно создать преувеличенное представление о ее значимости, сказать, что именно от нее зависит успех всего проекта.

«Нация тянульщиков» - преимущество или недостаток?

По мнению Григория Трусова, тянульщики среди российских сотрудников встречаются чаще, чем в странах Запада. Возможно, это связано с нашей выучкой в школьные и студенческие годы. Именно у нас основным критерием оценки является сессия, в то время как на Западе она складывается из результатов работы в течение всего семестра. «От сессии до сессии живут студенты весело» - эта поговорка гораздо больше применима к нашей системе образования, чем, например, к американской. При этом готовность и умение большинства русских сотрудников работать в условиях стресса - это не столько недостаток, сколько достоинство. Григорий вспоминает, что лучший проект его компании был связан с выполнением заказа одной греческой компании, которая потребовала невозможного: сделать 6 полных маркетинговых проектов за одну неделю. Несмотря на то, что работа над каждым проектом занимает полгода, оказалось, что это возможно. Таким образом, в условиях стресса наши сотрудники вполне способны демонстрировать чудеса сверхпродуктивности. Задача менеджера, очевидно, заключается в том, чтобы направлять эту колоссальную энергию в правильное русло. И здесь вполне могут помочь такие «фокусы», как искусственные авралы или фиктивные дедлайны. Именно от умения канализировать энергию стресса зависит то, насколько «нации тянульщиков» удастся использовать свой потенциал стрессоустойчивости для очередного рывка развития, которые в прошлом были так характерны для русской истории.

Дедлайн - это понятие чисто делового характера, иногда используемое и в повседневной жизни. Те, кто с ним знаком в виду особенностей работы, знают, насколько оно неприятно и как сильно нервирует.

Дедлайн — это четкое время, к которому необходимо сделать какое-либо задание. На подсознательном уровне человек боится этого, так как каждый из нас учился в школе, где необходимо сделать какое-то задание четко к определенному времени. Иногда дедлайн ставят так, что времени на решение задач очень мало. В этом случае вам поможет совет, как распределить время, чтобы всё успеть — ознакомиться с ним можно будет в соответствующей статье.

Как пережить дедлайн

Люди, которые работают по дедлайну, знают способы его безопасного изменения или способы того, как добиться хороших результатов при ограниченном времени. Для новичков это не так просто, так что мы поможем вам, дав важные советы.

Совет первый: максимальная производительность крайне важна, поэтому меньше кушайте. Дело в том, что абсолютна любая пища при заполнении желудка понижает работоспособность мозга, потому что тело переключается автоматически с одной проблемы на другую. Это чистая физиология, изменить которую не представляется возможным. В виду этого, никто из тех, кто имеет дело с дедлайнами, не ест в период бурной мозговой деятельности.

Совет второй: если вы работаете с утра, выпейте качественного кофе, а лучше всего съешьте яблоко. Именно в яблоке содержится необходимое количество веществ, которые позволяют мозгу и телу проснуться. Крепкий чай тоже может помочь взбодриться.

Совет третий: не уставайте. Не стоит перегружать организм и мозги — если вы чувствуете усталость, то отдохните. Умойтесь, а лучше примите контрастный душ. Если вы на работе, то найдите способ выйти прогуляться. Переутомление вам ничем не поможет, а седлает только хуже. Читайте в другой нашей статье о пяти способах быстро избавиться от усталости , чтобы всегда быть на гребне волны, готовыми к победам и к усердной работе.

Совет четвертый: если вы поняли, что абсолютно точно не успеете завершить работу к дедлайну, скажите заказчику или начальнику об этом заранее, придумав компенсацию. Просто так вам этого никто не простит, поэтому исхитритесь или хотя бы постарайтесь. Лучший способ — это предложить что-то взамен. Для начальника это будет не самая приятная весть, так скажите ему, что вы сдадите проект позднее, но зато в большем объеме, более проработанным. Если вы сами себе начальник, то предложите клиенту дополнительную выгоду от своего опоздания, чтобы не потерять его раз и навсегда.

Совет пятый: если вы переносите дедлайн или просите его перенести, то повторной ошибки быть не может. Помните — никакой неопределенности. Если вы сказали, что не успеваете, то сформулируйте свою просьбу следующим образом: «я не смогу сдать проект завтра в 10-00. Вас устроит, если он будет к этому же времени готов послезавтра. Я вас не подведу.». Дайте понять человеку, что вам можно доверять. В большинстве случаев, это расстроит заказчика или босса, но он будет вам больше доверять, если вы будете с ним честны и выполните свое обещание.

Помните о том, что единственной простой возможностью успеть все сделать вовремя является своевременное уделение времени работе. Не стоит откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Это правило действительно работает, так что не пренебрегайте им. Правильно расставляйте приоритеты и не забывайте отдыхать.

Дедлайн учит нас тому, чтобы всегда завершать начатое вовремя. Это и есть ответственность. В мире бизнеса по-другому никак. Ответственности вас научит другая наша статья — вы научитесь доводить начатое до конца , чтобы всегда работать в соответствии с дедлайном. Удачи вам и не забывайте нажимать на кнопки и

Большинство людей, занятых в сфере бизнеса, а также представители ряда различных профессий не понаслышке знакомы с важным принципом в работе, который заключается в том, чтобы делать свою работу в установленные сроки, ведь в противном случае вполне вероятны неприятности с начальством или клиентами. Поэтому сразу понятно, когда фигурирует слово «дедлайн», что это значит, необходимость делать работу как можно быстрее , не откладывая на потом.

Что означает слово дедлайн?

Это слово происходит от английского deadline, что означает «мёртвая линия». Под дедлайном в широком смысле понимается планирование времени на то или иное задание. Чаще всего это точные сроки, в которые нужно сдать готовую работу заказчику. Иными словами, это дата или время завершения работы, выполнение которой за пределами поставленных сроков будет бесполезным. Если исполнитель не делает этого, то у него будут определённые неприятности.

Считается, что дедлайн позволяет достичь качественного выполнения поставленных задач и сконцентрироваться исключительно на их выполнении.

Если цель долгосрочная, то дедлайн - эффективный инструмент приближения к ней. Кроме этого, если работа сделана качественно, в срок, то это может оказаться хорошим поводом получить удовольствие от проделанной работы.

Что такое тайм-менеджмент?

Для повышения эффективности использования времени довольно широко используется особая технология, которая называется тайм-менеджментом (от англ. time management - «управление временем »), В рамках неё предполагается специально контролировать затрачиваемое время при выполнении разного рода работ, что способствует увеличению продуктивности. Тайм-менеджмент часто позволяет людям освоить новые способы и рабочие приёмы выполнения конкретных задач.
В тайм-менеджменте весьма значимы:

Планирование;
Постановка целей и задач;
Делегирование;
Организация;
Мониторинг;
Распределение;
Расстановка приоритетов.

Область применения тайм-менеджмента изначально ограничивалась сферой бизнеса и трудовой деятельностью, однако потом и личная деятельность отдельно взятого человека стала его предметом.

Принцип Эйзенхауэра в планировании

Этот важнейший принцип тайм-менеджмента в делегировании, названный в честь 34-го президента США, широко применяется в корпоративной организации труда. В нём устанавливаются приоритеты по важности и срочности задач работы.

Так, если задача срочная и важная, то её выполняет руководитель, причём немедленно. Если задача срочная, но уже менее важная, то она поручается подчинённым; важные, но менее срочные задачи выполняет руководитель, но он может несколько отложить эту работу; наконец, работу чем-то менее срочным и менее важным следует поручить своим подчиненным.

Разновидности и типы дедлайна

В зависимости от характера выполняемых работ дедлайн может различаться:

Срочный (действия, которые необходимо сделать как можно быстрее, соответственно, требует больших трудозатрат в единицу времени и зачастую создаёт стрессовое состояние у исполнителя);
Одноразовый (самый простой для понимания тип дедлайна, когда требуется сделать работу в заранее оговоренный срок, однако такая работа может быть чревата рисками в том случае, если требования клиента или заказчика оказываются не выполненными, так как проверка им соответствия этим требованиям осуществляется уже после того, как работа закончена);
Повторяющийся (периодические действия, имеющие повторяющийся через определённое количество времени срок выполнения, например, ежемесячный выпуск журнала);
Поэтапный (весьма распространённый тип, при котором работа сдаётся по частям; как правило, после завершения одного этапа работы и его одобрения исполнитель приступает к очередному, это весьма удобно в условиях большого объёма работы, рассчитанного на продолжительные сроки).

Как успевать укладываться в установленные сроки?

В первую очередь необходимо продумать разумный срок для выполнения задачи, причём с запасом на непредвиденные трудности, форс-мажоры и т. д. Если сроки являются слишком маленькими, то это негативно скажется на качестве работы. И наоборот, если сроки слишком большие, то может появиться ощущение расслабленности, после чего придётся проделать очень большой объём за чрезмерно короткое время.

Для того чтобы эффективно управлять временем, необходимо помнить о так называемом принципе Парето (назван в честь итальянского учёного Вильфредо Парето), трактовка которого в контексте тайм-менеджмента предполагает, что только 20% дел (в виде затраченного времени) приводят к 80% общего результата, а остальные 80% дел - к оставшимся 20% результата. Поэтому важно загрузить первую часть рабочего времени, выполняя в первую очередь наиболее сложную часть работ.

Эффективным методом в тайм-менеджменте также является разделение времени работы на мини-дедлайны (1/2, 1/3, 1/4 и т. д.), это поможет сохранить темп на протяжении всего срока.

Более того, иногда целесообразно поставить условный дедлайн , строже, чем установленный заказчиком. В таком случае, вероятно, сформируется, запас времени, который может помочь сделать работу в срок при непредвиденных обстоятельствах. В бизнесе существует понятие «редлайн » (красная линия), которое означает срок, к которому должна быть готова работа в целях её предварительной проверки внутри организации, после чего её сдают заказчику.

Все понимают, когда при выполнении важных дел, работ и заказов кто-то начинает говорить про дедлайн, что это значит, необходимо сконцентрироваться на работе, поторопиться, чтобы успеть, всё сделать в установленные сроки. Ведь это очень важно, так как в случае несвоевременного выполнения работ, задач и проектов, могут возникнуть неприятности с клиентами, заказчиками или с начальством.