Управление временем на работе: как научиться уходить домой вовремя. Найти подходящие причины, чтобы уйти с работы пораньше
Предлагаем вам 5 советов от Кэла Ньюпорта, который работает профессором в университете, готовит 6 научных статей в год, написал 4 книги, ведёт свой блог, является заботливым отцом и мужем, но при этом никогда не уходит с работы позже 17:30.
Как уходить с работы вовремя?
1. Списки дел - это зло. Составляйте себе расписание
Списки дел сами по себе бесполезны. Они лишь ваш первый шаг. Вы должны создать себе чёткий график. Зачем? Это поможет вам распланировать то, что вы можете сделать на самом деле. Это позволит выполнять вам конкретную задачу именно тогда, когда вы сможете выполнить её наиболее эффективно, а не просто потому, что она идёт четвёртым номером в списке.
Эксперты сходятся во мнении, что если вы не подсчитываете конкретное время, которое потребуется на выполнение задач, то вы заранее обрекаете себя на неудачу. Хотите перестать быть прокрастинатором? Расписание вам поможет.
Осознание того, что у вас чётко распланированный фронт работ, уже уменьшает желание медлить с выполнением дел. Вы не думаете о том, стоит или не стоит вам сейчас работать - решение уже принято.
2. Установите твёрдые границы
Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 18:00, а затем , которые успеете сделать до этого времени. Работа займёт собой всё время, которое вы ей отведёте. Дайте ей 24 часа семь дней в неделю, и, будьте уверены, работа поглотит все эти 168 часов.
Установите сами себе дедлайн: вы уходите домой с работы в 18:00. А затем распланируйте объём задач, который вы сможете осилить к этому времени. Кэл называет это производительностью, обусловленной жёстким графиком.
Но не забывайте, что вам стоит обезопасить себя от переработок. Вы должны ощущать, что управляете своим графиком. Чем больше вы чувствуете, что контролируете ситуацию, тем меньше стресса вы испытываете.
3. Составьте себе план на текущую неделю
Вы согласитесь, что краткосрочные планы - это уже не круто. Если вы думаете только о сегодняшнем дне, вы никогда не окажетесь впереди. Вот что говорит об этом Кэл:
Люди не любят смотреть на долгосрочные планы, но забывают, какую выгоду они могут принести им. Я знаю, что я делаю каждый свой час, каждый свой день. Я знаю, что я делаю каждую свою неделю. Я знаю, что я делаю каждый месяц своей жизни. Вы удивлены? Думаете, что конкретно для вас это сложно? Проще, чем вам кажется. Что для этого действительно нужно? Один час утром по понедельникам. Всего лишь.
Если вы запишете план дел, то с большей вероятностью будете его придерживаться: у вас будет нечто материальное, а не идеальное, это будет напоминать вам о ваших приоритетах.
4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо
У вас должно быть . Помните, что не все ваши дела такие важные, какими хотят казаться. Спросите себя:«Что на самом деле ценно для меня в жизни?». А потом отсеките как можно больше ненужного.
Нас всегда ценят за то, что мы делаем лучше всего. Так что, если вы хотите стать успешным, не распыляйтесь, пусть вы будете выполнять меньше задач, зато у вас появится возможность выполнять их более качественно. Люди говорят «да» слишком часто.
5. Фокусируйтесь на более приоритетных задачах
Люди, которые часто работают в выходные и по ночам, чувствуют, что они делают намного меньше, чем те, которые прощаются с работой в пять вечера. Это происходит потому, что работают они много, но значимость выполняемых ими задач невелика.
Пусть у вас будет время, в которое вы посвятите исключительно приоритетным задачам.
Не хватает мотивации? Приходи на бесплатный вебинар Ицхака Пинтосевича « ». Сделай шаг к лучшим переменам!
Уйти с работы вовремя и при этом все успеть не так уж сложно, если это зависит только от вас самого. Но в офисе делу обычно мешают внешние силы, сводящие на нет планы любой стройности и продуманности. Предлагаем освоить несколько простых приемов, которые позволят проводить вечера исключительно по собственному усмотрению, а не по воле шефа или тем паче - коллеги.
Рациональное использование
«Искусство тайм-менеджмента не в том, чтобы волшебным образом прибавить несколько часов к суткам, а в том, чтобы рационально использовать имеющиеся, - говорит Лаура Стак, эксперт в области продуктивности и автор книги «SuperCompetent: The Six Keys to Perform at Your Productive Best».
Уточняйте сроки . Ваш начальник приносит толстенную папку документов за полчаса до конца рабочего дня и просит на них взглянуть? Можно, конечно, мысленно попрощаться с приятными делами, намеченными на вечер, не забыв помянуть шефа теплым словом, что, скорее всего, многие и сделают. Между тем, не стоит торопиться. Нам часто только кажется, что просящий (особенно если это начальник) подразумевает немедленное выполнение задачи. Каждый раз, советует Лаура Стак, нужно дополнительно уточнять, насколько срочно порученное дело, и может ли оно подождать до завтра, а то и до понедельника.
«Мой бывший, а тогда новый, начальник, поначалу имел крайне неприятную привычку - он прискакивал с очередным заданием буквально за пятнадцать минут до конца рабочего дня, - делится своим опытом Инна С. (имя изменено ). - Самое неприятное, что задание это не возникало из небытия, оно прекрасно себе существовало с самого утра, только вот мне об этом не было известно. Первый раз я задержалась на работе, во второй - отказалась под благовидным предлогом, вызвав неудовольствие. На третий, а происходило все это буквально в течение одной недели, присмотрелась к поручению, к тому времени я уже освоилась на новом месте работы, и поняла, что очередное «неотложное» дело вполне терпит до завтра. Спросила у шефа, оказалось, что таки терпит, с формулировкой «хорошо бы сегодня, но можно и завтра». В общем, не сразу, но удалось и с начальником сработаться (он оценил все прелести планирования), и уходить вовремя».
Заставьте вашего начальника руководить . Если на вашем столе копится работа, особенно если ее стало объективно больше из-за того, что на вас переложили обязанности по каким-то причинам отсутствующего коллеги, попросите начальника расставить приоритеты. Это отличный способ показать, насколько вы загружены, избежав при этом жалоб. «Конфликты с начальством происходят, когда руководитель чувствует, что упущено что-то важное», - говорит Дебра Йерген, автор «Creating Job Security: Resource Guide».
«Меня все больше и больше нагружали работой, а я безропотно засиживалась допоздна, - вспоминает Алина Ф. - В какой-то момент мне это надоело. Я выписала все задачи, которыми меня нагрузили, в список и пришла с ним к своему начальнику, чтобы уточнить, что является первоочередным. Увидев внушительный перечень задач, мой босс выделил три приоритетных, попутно вычеркнув пять неактуальных. И в течение некоторого времени новых заданий мне не давали».
Сэкономьте время для всех . Если вы видите, что на еженедельных планерках время тратится лишь на повторение того, что и так всем известно, то, вероятно, вы не одиноки. Но не стоит говорить боссу, что именно вы заняты настолько, что не можете принимать участие в этих собраниях. Предложите рассмотреть варианты более продуктивного времяпрепровождения, советует Лаура Стак. Например, встречаться с коллегами раз в месяц и активнее использовать альтернативные способы обмена информацией, например, по электронной почте и скайпу.
Научитесь говорить «да». Сосредоточьтесь не на том, что вы НЕ можете сделать, а на том, что можете. «Отказываясь от заданий, всегда предлагайте выход из положения», - говорит Диана Готтсман, эксперт по этикету и владелец Школы протокола в Техасе. Пример: «Я не могу задержаться сегодня вечером, но я с удовольствием завтра пожертвую ланчем, чтобы посвятить больше времени этому проекту».
Забудьте о том, что у вас «есть минутка». Отвлекаясь от работы, вы тратите время зря, поэтому важно приучить коллег к тому, что вы не будете бросаться на помощь по первому зову. «Когда коллега просовывает голову в дверь и спрашивает, есть ли у вас минутка, попробуйте ответить: «Только одна. Уложишься?». И не стоит при этом улыбаться», - советует Стак, добавляя, что после признания, что ему нужно как минимум пятнадцать, стоит назначить встречу, на удобное время, - для вас.
По материалам
Ой, не вздыхайте. Лучше давайте подумаем, что с этим всем можно сделать.
Интересно, что и женщины, и мужчины (ну, ближе к среднему возрасту, конечно) на вопрос, что для них самое важное в жизни, отвечают: семья, карьера… То есть, семья, для которой у нас никогда не хватает времени, находится на первом месте. Но дело даже не в семье. Человек, который не умеет отдыхать, так же не сможет продуктивно работать. И не потому, что не хочет, а потому что еще никто не отменял законов природы, физиологии и гигиены.
Это я понимаю, скажете вы. А конкретно-то, что делать?
1. Лучше прийти на 30 мин. раньше, чем уйти на 1 час позже.
Обычно сотрудники, что называется, «со звонком входят в класс». Это в лучшем случае. А в худшем еще просят вас по телефону придумать оправдание для шефа. Или это вы обычно звоните?
Придя на рабочее место заблаговременно, вы получаете несколько золотых минут, пока еще не трезвонит телефон, никто не задает глупых вопросов и не перебивает начатое дело или мысль. В тишине и «на свежую голову» ваша продуктивность и креативность будет выше обычного.
2. Отгородитесь от окружающих, если вам необходимо сосредоточиться.
К сожалению, не у каждого есть отдельный кабинет. А в последнее время появилась новая мода наблюдать за персоналом. Заходишь в банк и видишь, как в огромной комнате сидит человек двадцать каждый за своим столом и никаких перегородок.
Если ваш босс одержим манией наблюдения, и вы не можете переоборудовать свое рабочее место, то… используйте ресурсы своего рабочего стола.
Создать психологическое препятствие можно с помощью цветов, лампы, канцелярских принадлежностей, полок для бумаги и сложенных папок. Все зависит от того, с какой стороны и как вы хотите отгородиться. Даже если ЭТО не создает звукоизоляцию, то ваше внутренне ощущение «я в домике» придаст вам спокойствие и дополнительные силы. Да и коллеги на подсознательном уровне почувствуют, что вы уже не столь доступны.
3. Не делайте лишних движений.
Я не о производственной гимнастике… Часто, в состоянии напряжения, мы не можем правильно оценить ситуацию. Вы еще не успели решить одну задачу, вам ставят новую и первая реакция — бежать, ехать, добывать информацию. А может, бежать не надо? Может, решить вопрос можно по телефону, с помощью справочника или Интернета? Если в решении вопроса заинтересованы вы — то, безусловно, в ваших интересах встретиться лично. Но, если объяснение ситуации = времени на написание мейла х 40, то сэкономьте его, драгоценное.
4. Совершенствуйтесь.
Используйте свой опыт для повышения результативности. Для однотипных задач и действий сохраняйте заготовки, шаблоны, а для вычислений лучше самому составить таблицу с формулами, чтобы она стала вашим калькулятором. Заготовки могут касаться написания писем, подготовки встреч, переговоров и т. д.
5. На работе надо… работать.
А не торчать в курилке или обсуждать вчерашнюю 1745-ю серию мыльной оперы. Или, еще чего лучше, 2 часа раскладывать пасьянс «Паук» на 4 масти. На рабочем месте и так слишком много факторов, которые мешают вам сосредоточиться. Выбивают из колеи неожиданные пустые звонки, заседания, ненужные вам встречи.
6. Делегируйте.
Равнодушных к этому слову, наверное, нет. Одни ездят на чужом горбу, а другие — считают, что никому нельзя доверять.
Кесарю — кесарево, извините. Если вы не можете проделегировать низшему звену какое-либо поручение, то звено надо менять. И лучше пережить это сразу, чем потом жалеть о потерянном здоровье и времени. Своем, между прочим.
Если же низшего звена нет, то остается два честных варианта: взять студента в помощь или привлечь коллегу, которому тем же отплатите при случае.
7. Выделяйте главное.
Увы, нельзя объять необъятное. Как бы нам ни хотелось работать 14 часов в день, спать — 9 и при этом заниматься фитнесом, общаться с друзьями, проводить достаточно времени с семьей, это — мечта. А если мыслить реально? Можно, конечно смотреть телевизор, разговаривать по телефону, кушать и делать ванночку для ног одновременно, но …
Для того чтобы успеть как можно больше, надо выбрать самое необходимое. И, безусловно, от некоторых вещей придется отказаться или сократить время, выделенное на них. Сделав это сознательно, вы сами расставите приоритеты. Лучше не успеть досмотреть фильм, чем недоспать и просидеть полдня с больной от переутомления головой.
Каждый вырывается из тисков времени по-своему. Если вы только начнете задумываться над тем, как это сделать и будете экспериментировать, то сможете задействовать свои личностные ресурсы. Ведь кто-то, например, «сова», а кто-то — «жаворонок».
Самое главное: постарайтесь не выносить работу за порог работы. Знаю случаи, когда менеджеры заводили 2 номера для мобильных. Как только рабочий день заканчивается, телефон, предназначенный для работы, ложился спать. А другой номер знали только родственники и друзья. Вот такой вариант решения.
В общем, семя посеяно, а теперь поливайте и выращивайте, господа. И креатив вам в руки!
Ведущий американский эксперт по тайм-менеджменту Джулия Моргенстерн считает, что есть способы:
- заканчивать дела быстрее и эффективнее;
- и постепенно выработать привычку уходить с работы вовремя.
Специалист дает 3 совета по для повышения своей производительности. Следуйте им и Вы будете проводить меньше времени в офисе.
3 совета, как стать более эффективным и уходить домой вовремя
1. Заканчивайте дела на 30 минут раньше, чем обычно.
Иллюстрация этого совета — работающие мамы. У них всегда есть повод уйти с работы не просто вовремя, но даже раньше!
Найдите для себя стимул быстрее оказываться дома. Вскоре Вы начнете остро ощущать потери времени в течение дня: ненужные перерывы, задержки. Окажется, что эти мелкие действия “съедают” много времени.
Не позволяйте Вашему рабочему дню растягиваться с 7 до 19-00 или с 9 до 21-00.
«Подумайте о другой интересной для Вас деятельности. Танцы, чтение, игра на гитаре — все, что угодно, что Вы давно или никогда не делали и что приносит Вам мгновенное счастье, — советует Джулия Моргенштерн. — Сделайте это Вашими ежедневными занятиями и посмотрите, как изменится качество Вашей жизни».
2. Прекратите делать несколько дел одновременно.
Как показали недавние исследования, многозадачность делает нас менее эффективными. Казалось бы, парадокс, но это так!
«Научившись полностью сосредотачиваться на одном проекте, Вы можете вернуть себе лишний час или два», - говорит Моргенстерн. Специалист советует проанализировать свой день на предмет многозадачных сценариев.
Например, типичное утро:
- проверка электронной почты;
- работа над проектом;
- и общение с коллегой.
Если заниматься все этим одновременно, у Вас уйдет 3 часа.
Попробуйте другой подход. Возьмите 20-минутный перерыв на проверку электронной почты. Тогда Вы не будете постоянно отвлекаться на новые сообщения при работе над проектом. После того, как срочные дела сделаны, у Вас останется время на нормальный разговор с коллегой в спокойной обстановке.
3. Держите список дел в порядке.
Множество людей ведут список дел случайным образом: на разрозненных клочках бумаги, в нескольких блокнотах, в углу газеты или журнала. Когда же они приступают к работе, то тратят много времени, чтобы всё это упорядочить. И постоянно опасаются, что они что-то забыли.
«Выберите только один инструмент (планировщик, блокнот, смартфон), чтобы отслеживать все дела в порядке приоритетности», — предлагает Моргенстерн. Так вы перестанете тратить время и силы на поиски информации.
Дополнительный совет: сперва делайте те дела, которые находятся вверху списка. И делайте их качественно. В этом случае, даже если на остальные дела сегодня у Вас осталось мало времени, к ним можно вернуться завтра.
Автоматизируйте управление рабочим временем
Сегодня держать время под контролем стало значительно проще. Причина этого — автоматизация бизнес-процессов. Как пример, сервис Yaware.TimeTracker позволит Вам:
- держать под уздой “пожирателей времени”;
- подсчитать фактически отработанное время за сегодня, неделю, месяц.
Уже сегодня увеличьте свою личную эффективность и продуктивность Вашей компании! Для этого достаточно на рабочие компьютеры компании. Протестируйте сервис в течение первых 2 недель бесплатно!
Всем Доброго дня, СМ! Сложилась у меня такая ситуация: Я решила уйти с работы (основная причина - Отсутствие карьерного роста, надоело каждый день делать одну и ту же работу, маленькая зарплата). Работаю я офис-менеджером, этакий человек на все сто направлений. И за жизнеобеспечением офиса следить, и для всех все делать. Вы можете спросить, зачем я туда устраивалась вообще? Отвечу сразу, что на тот момент выбора у меня не было, думала поработаю немного и свалю И как-то затянул, коллектив оказался неплохой, научилась жить на маленькую сумму, единственным неудобством оставалась начальница - женщина, может и неплохая, только с полным отсутствием чувства такта и манер. Разговаривать она не умеет, разве что орать. При чем только на людей, которых она считает слабее себя, особенно если ей не могут ответить в свою защиту. Вот такой простушкой как раз я и являюсь, все ее крики и иногда оскорбления я стойко переносила, иногда плакала в туалете, а потом и забывалось все. Косяков серьезных с моей стороны не было, разве что по мелочи, что со всеми бывает. Остальные сотрудники, как мне кажется, любят меня, по крайней мере относятся очень хорошо, я их полюбила всей душой тоже.
Так вот, несу я ей значит заявление, в ответ она на меня кричит, и говорит ищи себе замену. Заявление не подписывает. Только я все равно отдала все в бухгалтерию, и зарегистрировала на всякий случай. А через пару дней принесла кучу резюме своей начальнице, чтобы она могла рассмотреть и выбрать себе другую сотрудницу. Вся эта стопка благополучна лежала, не сдвинувшись с места, еще пару дней, пока я не подошла к ней, и не сказала, что работать вечно я не буду, нужно смотреть кого-нибудь.
Ох девочки, она мне пригрозила, что если я не найду замену, и не обучу ее всему, то останусь без зарплаты!!! А так как зарплата у нас с опозданием на месяц, то на кону к концу срока моего работы - 2 зарплаты!! И к тому же, когда я сказала, что подберу ей девочку, она начала говорить, что занята очень, и времени у нее смотреть их нет, и она не знает даже когда сможет! Я понимаю, что по закону, никто не имеет права не выплачивать мне зарплату, но она у нас наполовину в конверте! То есть в любом случае этой части я лишаюсь! Я еле смогла взять себя в руки и не разреветься от досады!
Сижу и просто мозг кипит от мыслей, как поступить теперь. Конечно, мне срочно не нужно уходить, и я могу еще задержаться, чтобы найти и обучить кого-то. Но после того, как она со мной поговорила, верней поорала, мне назло не хочется ничего делать! И плюс, я надеюсь, что в ближайшее время найду другую работу, значит долго сидеть я тут не смогу. Знаю, что скоро успокоюсь, но сейчас просто дым из шей от злости